MN
Khám phá và trải nghiệm cá nhân
MN

Giáo Trình Giới Thiệu Về Kinh Doanh – Chương 7 – Phần 7.7: Tổ chức không chính thức

7.7 The Informal Organization

Tổ chức không chính thức ảnh hưởng như thế nào đến hiệu quả hoạt động của công ty?

Cho đến thời điểm này, chúng tôi đã tập trung vào các cơ cấu tổ chức chính thức có thể được nhìn thấy trong các hộp và dòng của sơ đồ tổ chức. Tuy nhiên, nhiều mối quan hệ quan trọng trong một tổ chức không được thể hiện trên sơ đồ tổ chức. Tuy nhiên, những mối quan hệ này có thể ảnh hưởng đến các quyết định và hiệu quả hoạt động của nhân viên ở mọi cấp độ trong tổ chức.

Mạng lưới kết nối và kênh liên lạc dựa trên mối quan hệ không chính thức của các cá nhân trong tổ chức được gọi là tổ chức không chính thức. Các mối quan hệ không chính thức có thể là giữa những người ở cùng cấp bậc hoặc giữa những người ở các cấp độ khác nhau và ở các phòng ban khác nhau. Một số kết nối có liên quan đến công việc, chẳng hạn như những kết nối được hình thành giữa những người đi chung xe hoặc đi cùng chuyến tàu đến nơi làm việc. Những người khác dựa trên những điểm chung ngoài công việc như thuộc cùng một nhà thờ hoặc câu lạc bộ sức khỏe hoặc có con học cùng trường.

Chức năng của tổ chức phi chính thức (Functions of the Informal Organization)

Tổ chức không chính thức có một số chức năng quan trọng. Đầu tiên, nó cung cấp một nguồn tình bạn và liên hệ xã hội cho các thành viên tổ chức. Thứ hai, các mối quan hệ giữa các cá nhân và các nhóm không chính thức giúp nhân viên cảm thấy được thông tin tốt hơn và kết nối với những gì đang diễn ra trong công ty của họ, do đó mang lại cho họ cảm giác kiểm soát được môi trường làm việc của mình. Thứ ba, tổ chức không chính thức có thể cung cấp địa vị và sự công nhận mà tổ chức chính thức không thể hoặc sẽ không cung cấp cho nhân viên. Thứ tư, mạng lưới các mối quan hệ có thể hỗ trợ quá trình hòa nhập xã hội của nhân viên mới bằng cách truyền đạt một cách không chính thức các quy tắc, trách nhiệm, mục tiêu cơ bản và kỳ vọng trong công việc. Cuối cùng, tin đồn về tổ chức giúp nhân viên nhận thức rõ hơn về những gì đang xảy ra tại nơi làm việc của họ bằng cách truyền tải thông tin nhanh chóng và truyền đạt đến những nơi mà hệ thống chính thức không tiếp cận được.

Kênh liên lạc không chính thức (Informal Communication Channels)

Các kênh liên lạc không chính thức được tổ chức không chính thức sử dụng thường được gọi là tin đồn. Các nhà quản lý cần chú ý đến những tin đồn trong tổ chức của họ, bởi vì nhân viên của họ ngày càng quan tâm nhiều đến thông tin truyền đi trong đó, đặc biệt là trong thời đại truyền thông xã hội này. Một cuộc khảo sát gần đây cho thấy nhiều lãnh đạo doanh nghiệp đã giao phó công việc cho họ trong các bài phát biểu và thuyết trình mà họ đưa ra cho nhân viên.

Những người tham gia khảo sát được hỏi liệu họ có tin vào thông điệp được đưa ra trong bài phát biểu của lãnh đạo công ty hay thông điệp mà họ nghe được qua tin đồn. Bốn mươi bảy phần trăm những người trả lời nói rằng họ sẽ đặt niềm tin vào tin đồn nhiều hơn. Chỉ 42% cho biết họ sẽ tin vào lãnh đạo cấp cao và 11% khác cho biết họ sẽ tin vào sự kết hợp của nhiều yếu tố từ cả hai thông điệp. Có lẽ điều thú vị hơn nữa là cách các nhân viên nhận thức chính xác về tin đồn của công ty họ: 57% đánh giá tích cực về nó. Một người trả lời khảo sát cho biết: “Tin đồn có thể không hoàn toàn chính xác, nhưng nó là một dấu hiệu rất đáng tin cậy cho thấy điều gì đó đang diễn ra”.

Với suy nghĩ này, các nhà quản lý cần học cách sử dụng tổ chức phi chính thức hiện có như một công cụ có khả năng mang lại lợi ích cho tổ chức chính thức. Một cách tuyệt vời để tổ chức phi chính thức hoạt động vì lợi ích của công ty là đưa các nhà lãnh đạo không chính thức vào quá trình ra quyết định. Bằng cách đó, ít nhất những người sử dụng và nuôi dưỡng cây nho sẽ có thông tin chính xác hơn để gửi đi.

Hình 7.10 Các nhà quản lý thông minh hiểu rằng không phải tất cả các mối quan hệ có ảnh hưởng của công ty đều xuất hiện như một phần của sơ đồ tổ chức. Một mạng lưới các kết nối cá nhân, không chính thức tồn tại giữa các công nhân và thông tin cũng như kiến thức quan trọng được truyền qua mạng này liên tục. Bằng cách sử dụng phần mềm phân tích mạng xã hội và các công cụ theo dõi khác, người quản lý có thể lập bản đồ và định lượng các mối quan hệ thường vô hình hình thành giữa các nhân viên ở mọi cấp độ của tổ chức. Làm thế nào việc xác định tổ chức không chính thức của công ty có thể giúp các nhà quản lý thúc đẩy tinh thần đồng đội, động viên nhân viên và tăng năng suất? (Nhà cung cấp hình ảnh: Đại học Exeter /flickr / Ghi công 2.0 Chung (CC BY 2.0))

Nguồn:

https://openstax.org/books/introduction-business/pages/7-7-the-informal-organization

Bản quyền:

OpenStax, Rice University

Dịch và biên tập Tiếng Việt:

Nguyễn Tuấn Minh