MN
Khám phá và trải nghiệm cá nhân
MN

Giáo Trình Giới Thiệu Về Kinh Doanh – Chương 5 – Phần 5.5: Quản lý một doanh nghiệp nhỏ

5.5 Managing a Small Business

Tại sao việc quản lý một doanh nghiệp nhỏ lại đặt ra những thách thức đặc biệt cho người chủ?

Quản lý một doanh nghiệp nhỏ là một thách thức khá lớn. Cho dù bạn bắt đầu kinh doanh từ đầu hay mua một doanh nghiệp hiện có, bạn đều phải có khả năng duy trì hoạt động kinh doanh. Chủ doanh nghiệp nhỏ phải sẵn sàng giải quyết các vấn đề khi chúng phát sinh và hành động nhanh chóng nếu điều kiện thị trường thay đổi.

Quản lý thay đổi
Học cách xoay vòng


Hầu hết các chủ doanh nghiệp nhỏ đều sử dụng hoặc ít nhất là biết đến dịch vụ email mang tính biểu tượng MailChimp, một công ty đang tăng trưởng hơn 120 triệu đô la mỗi năm và đang trên đà mang về 525 triệu đô la trong năm tới. Nhưng Ben Chestnut, CEO và đồng sáng lập, cho biết MailChimp phải mất vài năm mới tìm ra được điều nó hoạt động tốt.

Khi Chestnut bị sa thải khỏi công việc tại Cox Media Group ở Atlanta, ông đã thành lập Rocket Science Group, một công ty thiết kế web. Người đồng sáng lập Dan Kurzius (người tự học viết mã) đã gia nhập Chestnut và họ bắt đầu tập trung nỗ lực bán hàng vào các công ty công nghệ. Nhưng khi bong bóng công nghệ vỡ, họ chuyển hướng tập trung bán hàng cho các công ty hàng không và du lịch. Sau đó, vụ 11/9 xảy ra và họ cần phải thay đổi trọng tâm một lần nữa, lần này là vào thị trường bất động sản. Tuy nhiên, cả Chestnut và Kurzius đều phát hiện ra rằng họ không thích việc bán hàng (và họ cũng không giỏi việc đó lắm), cũng như không thích sự quan liêu khi làm việc với các công ty lớn. “Những công ty duy nhất mà chúng tôi có thể liên hệ là các doanh nghiệp nhỏ và họ luôn yêu cầu tiếp thị qua email.”

Thông tin chi tiết này đã giúp Chestnut nhớ lại tính năng sản phẩm mà Nhóm Khoa học Tên lửa trước đây đã phát triển cho một dự án thiệp chúc mừng qua email. Vì vậy, Chestnut và Kurzius đã đánh giá phần mềm tiếp thị và bắt đầu thử nghiệm nó với các doanh nghiệp nhỏ. Chestnut nói: “Công việc hàng ngày của chúng tôi giống như đi đến những tổ chức lớn này và quảng cáo chiêu hàng cho họ, và điều đó thật khốn khổ”. “Nhưng chúng tôi thực sự yêu thích công việc ban đêm của mình, giúp các doanh nghiệp nhỏ sử dụng ứng dụng tiếp thị qua email này.” Niềm đam mê của họ, cùng với phản hồi của thị trường, đã dẫn đến quyết định tập trung hoàn toàn vào tiếp thị qua email cho các doanh nghiệp nhỏ. Nhưng phải đến gần năm 2009, MailChimp mới tìm thấy điểm hấp dẫn của mình. Những người sáng lập ban đầu muốn tặng một sản phẩm thu hút người đăng ký và sau đó tính phí cho sản phẩm khác là gửi email, nhưng sẽ rất khó để chia sản phẩm thành hai phần. Đó là lúc họ nảy ra ý tưởng Freemium. “Hãy làm cho mọi thứ trở nên miễn phí,” Chestnut nói.

Ý tưởng là nếu họ giúp các doanh nghiệp nhỏ dùng thử MailChimp một cách dễ dàng và rẻ tiền thì hoạt động kinh doanh của họ sẽ phát triển và họ sẽ sẵn lòng trả tiền cho các dịch vụ MailChimp. MailChimp cho phép khách hàng gửi email miễn phí tới 1.999 người cùng lúc nhưng tính phí đối với các email gửi tới hơn 2.000 người và các tính năng cao cấp. MailChimp tính phí định kỳ hàng tháng bắt đầu từ 10 USD khi gửi hơn 12.000 email mỗi tháng.

Ý tưởng này nhanh chóng được chứng minh là thành công lớn. MailChimp đã tăng từ vài trăm nghìn người dùng lên 1 triệu người dùng trong một năm. Năm tiếp theo họ có thêm một triệu người dùng nữa.

Những người sáng lập MailChimp đã học được rất nhiều bài học trong suốt 17 năm kinh doanh của họ. Một trong những bài học quan trọng nhất của họ là biết khi nào cần thay đổi. Khi bạn nhìn thấy cơ hội, đừng ngại chuyển hướng và thay đổi hướng đi, đặc biệt nếu điều đó có nghĩa là tập trung vào thị trường mà bạn đam mê. Lắng nghe phản hồi của thị trường và theo đuổi niềm đam mê của họ đã giúp những người sáng lập MailChimp được tạp chí Inc. công nhận là “Doanh nghiệp của năm 2017”.

Một kế hoạch kinh doanh hợp lý là chìa khóa để giữ cho chủ doanh nghiệp nhỏ nắm bắt được tất cả các lĩnh vực kinh doanh của mình. Thuê, đào tạo và quản lý nhân viên là một trách nhiệm quan trọng khác vì vai trò của chủ sở hữu có thể thay đổi theo thời gian. Khi công ty phát triển, những người khác sẽ đưa ra nhiều quyết định hàng ngày trong khi người chủ tập trung vào việc quản lý nhân viên và lập kế hoạch cho sự thành công lâu dài của công ty. Chủ sở hữu phải liên tục đánh giá hiệu quả hoạt động và chính sách của công ty trong bối cảnh điều kiện kinh tế và thị trường thay đổi, đồng thời phát triển các chính sách mới theo yêu cầu. Họ cũng phải nuôi dưỡng dòng ý tưởng liên tục để duy trì hoạt động kinh doanh. Các loại nhân viên cần thiết cũng có thể thay đổi khi công ty phát triển. Ví dụ, một công ty lớn hơn có thể cần nhiều tài năng quản lý và chuyên môn kỹ thuật hơn.

Sử dụng tư vấn bên ngoài (Using Outside Consultants)

Một cách để giảm bớt gánh nặng quản lý doanh nghiệp là thuê chuyên gia tư vấn bên ngoài. Gần như tất cả các doanh nghiệp nhỏ đều cần một kế toán viên công chứng (CPA) giỏi, người có thể giúp lưu giữ hồ sơ tài chính, ra quyết định và lập kế hoạch thuế. Một kế toán viên làm việc chặt chẽ với chủ sở hữu để giúp doanh nghiệp phát triển là một tài sản quý giá. Một luật sư hiểu biết về luật doanh nghiệp nhỏ có thể cung cấp tư vấn pháp lý và soạn thảo các hợp đồng và tài liệu cần thiết. Các chuyên gia tư vấn trong các lĩnh vực như tiếp thị, phúc lợi nhân viên và bảo hiểm có thể được sử dụng khi cần thiết. Các giám đốc bên ngoài có kinh nghiệm kinh doanh là một cách khác để các công ty nhỏ nhận được lời khuyên. Những nguồn lực như vậy giúp chủ doanh nghiệp nhỏ có thể tập trung vào việc lập kế hoạch trung và dài hạn cũng như các hoạt động hàng ngày.

Một số khía cạnh của hoạt động kinh doanh có thể được thuê ngoài hoặc ký hợp đồng với các chuyên gia. Trong số các bộ phận phổ biến hơn sử dụng gia công là công nghệ thông tin, tiếp thị, dịch vụ khách hàng, thực hiện đơn hàng, tính lương và nhân sự. Thuê một công ty bên ngoài—trong nhiều trường hợp là một doanh nghiệp nhỏ khác—có thể tiết kiệm tiền vì công ty mua hàng chỉ mua những dịch vụ họ cần và không đầu tư vào công nghệ đắt tiền. Ban quản lý nên xem xét các chức năng thuê ngoài khi doanh nghiệp phát triển vì tại một thời điểm nào đó, việc đưa chúng vào nội bộ có thể hiệu quả hơn về mặt chi phí.

Tuyển dụng và giữ chân nhân viên (Hiring and Retaining Employees)

Điều quan trọng là xác định tất cả các chi phí liên quan đến việc thuê nhân viên để đảm bảo doanh nghiệp của bạn có đủ khả năng chi trả. Việc tuyển dụng, quảng cáo cần trợ giúp, thêm không gian và thuế sẽ dễ dàng tăng thêm khoảng 10–15% vào lương của họ và phúc lợi cho nhân viên sẽ còn tăng thêm nữa. Thuê một nhân viên cũng có thể có nghĩa là bạn sẽ có nhiều công việc hơn về mặt đào tạo và quản lý. Đó là nhược điểm 22: Để phát triển, bạn cần thuê thêm người, nhưng việc chuyển từ làm một mình (solo worker) sang sếp (boss) có thể rất căng thẳng.

Việc thu hút nhân viên giỏi khó khăn hơn đối với một công ty nhỏ, điều này có thể không phù hợp với mức lương cao hơn, phúc lợi tốt hơn và tiềm năng thăng tiến mà các công ty lớn hơn đưa ra. Các công ty nhỏ cần phải sáng tạo để thu hút những nhân viên phù hợp và thuyết phục các ứng viên gia nhập công ty của họ. Sau khi thuê nhân viên, chủ doanh nghiệp nhỏ phải đặt sự hài lòng của nhân viên lên hàng đầu để giữ chân người giỏi. Văn hóa công ty nuôi dưỡng một môi trường thoải mái cho người lao động, giờ làm việc linh hoạt, các chương trình phúc lợi cho nhân viên, cơ hội giúp đưa ra quyết định cũng như chia sẻ lợi nhuận và quyền sở hữu là một số cách để thực hiện điều này.

Duane Ruh đã tìm ra cách xây dựng doanh nghiệp trị giá 1,2 triệu USD tại một thị trấn chỉ có 650 cư dân. Đó là tất cả về việc đối xử đúng đắn với nhân viên. Nhà sản xuất chuồng chim và máng ăn cho chim bằng gỗ, Little Log Co., có trụ sở tại Sargent, Nebraska, tự hào về các chính sách thân thiện với nhân viên mà bạn đã đọc nhưng hiếm khi được áp dụng vào thực tế. Ruh cung cấp cho nhân viên của mình một lịch trình linh hoạt để họ có nhiều thời gian cho cuộc sống cá nhân. Trong khoảng thời gian khó khăn vào mùa hè năm ngoái, Ruh đã cắt giảm giờ làm thay vì sa thải bất kỳ ai. Không có nhiều công việc ở khu vực Nebraska mà nhân viên của anh ấy có thể làm, vì vậy khi anh ấy nhận được lời đề nghị mua lại (buyout offer) có thể sẽ đóng cửa cơ sở của mình nhưng vẫn giữ anh ấy ở lại với mức lương đáng ghen tị, anh ấy đã từ chối. Ruh cũng khuyến khích nhân viên của mình theo đuổi các công việc phụ hoặc công việc mùa hè nếu họ cần kiếm thêm tiền, đồng thời đảm bảo rằng công việc Little Log của họ được an toàn.

Vươn ra toàn cầu nhờ xuất khẩu (Going Global with Exporting)

Ngày càng có nhiều doanh nghiệp nhỏ khám phá những lợi ích của việc tìm kiếm cơ hội thị trường bên ngoài Hoa Kỳ. Thị trường toàn cầu mang lại cơ hội lớn cho các doanh nghiệp Hoa Kỳ, cả lớn và nhỏ. Quyết định xuất khẩu của các doanh nghiệp nhỏ được thúc đẩy bởi nhiều yếu tố, một trong số đó là mong muốn tăng doanh thu và lợi nhuận cao hơn. Hàng hóa Hoa Kỳ rẻ hơn đối với người mua ở nước ngoài khi giá trị đồng đô la Mỹ giảm so với ngoại tệ và điều này tạo cơ hội cho các công ty Hoa Kỳ bán hàng trên toàn cầu. Ngoài ra, các điều kiện kinh tế như suy thoái kinh tế trong nước, cạnh tranh nước ngoài ở Hoa Kỳ hoặc các thị trường mới mở ra ở nước ngoài cũng có thể khuyến khích các công ty Hoa Kỳ xuất khẩu.

Giống như bất kỳ quyết định kinh doanh quan trọng nào, xuất khẩu đòi hỏi phải lập kế hoạch cẩn thận. Các doanh nghiệp nhỏ có thể thuê các nhà tư vấn hoặc nhà phân phối thương mại quốc tế để bắt đầu bán hàng ra nước ngoài. Những chuyên gia này có thời gian, kiến thức và nguồn lực mà hầu hết các doanh nghiệp nhỏ đều thiếu. Các công ty thương mại xuất khẩu (ETC) mua hàng hóa với giá chiết khấu từ các doanh nghiệp nhỏ và bán lại ra nước ngoài. Các công ty quản lý xuất khẩu (EMC) hoạt động thay mặt cho công ty. Với mức phí từ 5–15% tổng doanh thu và hợp đồng nhiều năm, họ xử lý mọi khía cạnh của xuất khẩu, bao gồm tìm kiếm khách hàng, thanh toán, vận chuyển và giúp công ty tuân thủ các quy định của nước ngoài.

Nhiều tài nguyên trực tuyến cũng có sẵn để xác định thị trường tiềm năng cho hàng hóa và dịch vụ của bạn cũng như giải mã những vấn đề phức tạp liên quan đến việc chuẩn bị bán hàng ở nước ngoài. Văn phòng Thương mại Quốc tế của Hiệp hội Doanh nghiệp Nhỏ có liên kết đến nhiều trang web có giá trị. Bộ Thương mại cung cấp dịch vụ cho các doanh nghiệp nhỏ muốn bán hàng ra nước ngoài. Liên hệ với Trung tâm Thông tin Thương mại, 1-800-USA-TRADE hoặc Trung tâm Xuất khẩu của họ (http://www.export.gov).

Nguồn:

https://openstax.org/books/introduction-business/pages/5-5-managing-a-small-business

Bản quyền:

OpenStax, Rice University

Dịch và biên tập Tiếng Việt:

Nguyễn Tuấn Minh