MN
Khám phá và trải nghiệm cá nhân
MN

Giáo Trình Giới Thiệu Về Kinh Doanh – Chương 17 – Phần 17.2: Phát triển Kỹ năng Giao tiếp Cá nhân là Chìa khóa Thành công Của bạn

17.2 Developing Interpersonal Skills Is Key to Your Success

Bằng cấp về kinh doanh sẽ mang lại cho bạn nhiều cơ hội nghề nghiệp tuyệt vời. Khi bạn nhận được công việc đầu tiên, việc thăng tiến nhanh như thế nào là tùy thuộc vào bạn. Những người có kỹ năng giao tiếp cá nhân tuyệt vời sẽ luôn làm tốt hơn trong và ngoài công việc so với những người thiếu chúng. Người ta ước tính rằng có tới 90% thành công tại nơi làm việc của chúng ta phụ thuộc vào sự hiểu biết về người khác. Dưới đây là cách nâng cao kỹ năng giao tiếp của bạn:

1. Xây dựng kỹ năng con người của bạn (Build your people skills).

Học cách xây dựng liên minh trong một nhóm và thiết lập sự hòa hợp. Hãy nỗ lực phối hợp để biết điều gì đang xảy ra trong cuộc sống của những người trong nhóm của bạn ở trường và nơi làm việc. Khoảng mỗi tháng một lần, hãy họp mặt với nhóm của bạn và đưa ra danh sách các vấn đề, mối quan tâm, nỗi sợ hãi và các vấn đề tiềm ẩn. Sau đó mời mọi người đóng góp ý kiến để giải quyết những vấn đề nhỏ trước khi vấn đề trở nên lớn. Nếu có sự cố xảy ra, hãy cố gắng tìm ra nơi mọi thứ đang không suôn sẻ và cải thiện chúng. Hãy nhớ khen ngợi ai đó trong nhóm của bạn đang làm một công việc đặc biệt.

Trở thành một người biết lắng nghe. Khi bạn lắng nghe tốt, thực tế là bạn đang nói với người khác rằng họ đáng để lắng nghe. Nghe tốt bao gồm việc nghe cả những gì được nói và những gì không được nói. Học cách đọc những cử chỉ và biểu cảm không nói ra. Khi đưa ra phản hồi, hãy lên kế hoạch trước những gì bạn sẽ nói. Hãy tích cực và cụ thể. Hỏi người nhận phản hồi xem họ có muốn thảo luận thêm về nhận xét của bạn không.

2. Biết cách thuyết phục người khác (Understand how to persuade others).

Hãy nhớ rằng: tất cả chúng ta đều phải bán bản thân và ý tưởng của mình để tiến lên trong cuộc sống và kinh doanh. Gây ảnh hưởng đến người khác có nghĩa là vượt qua sự phản đối, khơi dậy niềm đam mê hoặc thay đổi suy nghĩ. Bước đầu tiên là xây dựng tinh thần đồng đội, sự nhiệt tình và cống hiến chung cho nhóm. Hãy biến tầm nhìn của bạn thành tầm nhìn của họ để mọi người cùng nỗ lực hướng tới một mục tiêu chung. Khen ngợi toàn bộ nhóm, nhưng ghi nhận những đóng góp độc đáo mà các thành viên trong nhóm đã thực hiện. Bí quyết là khen ngợi mọi người nhưng vì những lý do khác nhau. Khi bạn và nhóm của bạn giải quyết thành công một vấn đề, sự thay đổi sẽ diễn ra.

Sự thuyết phục dựa trên sự tin tưởng. Bạn có thể xây dựng niềm tin bằng cách trung thực, thực hiện các cam kết của mình, quan tâm đến người khác và giảm thiểu các vấn đề cũng như nỗi đau cho người khác bất cứ khi nào có thể. Nói tóm lại, nếu bạn có lòng chính trực thì việc xây dựng lòng tin sẽ trở thành một nhiệm vụ đơn giản.

Khi mọi người phản đối kế hoạch hoặc ý tưởng của bạn, hãy cố gắng hiểu đầy đủ những nhận xét của họ cũng như động cơ để đưa ra những ý kiến đó. Khi bạn cảm thấy mình hiểu được lời phản đối thực sự, hãy trả lời lời phản đối dưới hình thức lợi ích: “Đúng, thứ bảy tuần sau bạn sẽ phải làm việc, nhưng sau đó bạn có thể có thời gian nghỉ bù bất cứ lúc nào bạn muốn vào tháng tới”. Hãy xác định kỹ năng thuyết phục của bạn bằng cách làm bài kiểm tra ở Bảng 17.1.

3. Học cách suy nghĩ trên đôi chân của bạn (Learn to think on your feet).

Các giám đốc điều hành hàng đầu nói rằng suy nghĩ và phát ngôn tốt khi gặp áp lực là điều tốt nhất bạn có thể làm cho sự nghiệp của mình. Nếu bạn không thể nhanh chóng thể hiện bản thân một cách tự tin thì người khác sẽ mất niềm tin vào bạn.

Tự kiểm tra thú vị—Bạn có thể thuyết phục người khác không?
Đánh giá mức độ đồng ý của bạn với các nhận định bên dưới bằng thang điểm sau:
Rất đồng ý Đồng ý Không đồng ý cũng không không đồng ý Không đồng ý Rất không đồng ý
  1. Tôi thích làm việc theo nhóm hơn là làm việc riêng lẻ.
  2. Tôi thích động viên người khác giúp hoàn thành mục tiêu.
  3. Tôi tránh làm việc với những người khó tính hoặc cố gắng giải quyết những khác biệt trong nhóm.
  4. Tôi có thể học được nhiều điều hơn khi làm việc theo nhóm thay vì làm việc một mình.
  5. Tôi muốn làm việc với những cá nhân mà tôi đã biết trước đây.
  6. Tôi bỏ cuộc nếu các thành viên trong nhóm không đồng ý với tôi.
  7. Không phải lúc nào tôi cũng có thể thuyết phục các thành viên trong nhóm đồng ý với ý kiến của mình, nhưng tôi sẽ tiếp tục và làm những gì tôi cho là đúng.
  8. Tôi nghĩ những người có thể thuyết phục người khác luôn có khả năng phán đoán đúng đắn.
  9. Tôi sẽ tự mình làm việc nếu người khác không đồng ý làm.
  10. Để hoàn thành công việc, tôi sẽ lắng nghe một người để hiểu họ muốn công việc được thực hiện như thế nào.
  11. Tôi có thể khiến mọi người tự nguyện đưa ra cam kết và hoàn thành công việc.3
Xem nguyên tắc tính điểm ở cuối chương này để biết điểm của bạn.

Bảng 17.1

Nó sẽ không xảy ra trong một sớm một chiều, nhưng bạn có thể trở thành một nhà tư tưởng và diễn giả xuất sắc. Một kỹ thuật đơn giản là hẹn giờ trong hai phút và nhờ một người bạn bắt đầu nói. Khi hết giờ, bạn của bạn ngừng nói và bạn bắt đầu nói. Thử thách ở đây là sử dụng ý nghĩ cuối cùng mà bạn của bạn nói làm lời đầu tiên trong cuộc nói chuyện kéo dài hai phút của bạn. Một kỹ thuật khác là nhờ ai đó cung cấp cho bạn một loạt câu trích dẫn. Sau đó, không do dự, hãy đưa ra cách giải thích của bạn.

4. Trao quyền cho chính mình (Empower yourself).

Bất kể bạn là ai, bạn sẽ giữ chức vụ gì, hay bạn sẽ làm việc ở đâu, bạn có thể sẽ phải báo cáo với ai đó. Nếu bạn đủ may mắn để làm việc trong một nền văn hóa trao quyền, bạn được phép kiểm soát công việc của mình (không phải kiểm soát hoàn toàn, nhưng đủ kiểm soát để khiến bạn cảm thấy ý kiến của mình có giá trị). Khi bạn không có cơ hội đóng góp ý kiến, cuối cùng bạn sẽ mất hứng thú với công việc của mình. Khi được trao quyền, bạn có đủ tự tin để làm điều gì đó để thay đổi hoàn cảnh của mình. Trong công việc, trao quyền có nghĩa là bạn có thể đưa ra quyết định có lợi cho tổ chức và khách hàng của tổ chức.

Nếu bạn muốn được trao quyền trong cuộc sống và công việc của mình, đây là một số mẹo: hãy quyết đoán, yêu cầu công nhận cho bản thân khi đến hạn, đề xuất ý tưởng với nhóm và người giám sát của bạn, bắt đầu các dự án mà không cần được yêu cầu, ràng buộc các mục tiêu cá nhân của bạn đối với những người trong tổ chức, hãy phát triển kỹ năng lãnh đạo của bạn, lên kế hoạch học hỏi liên tục, cập nhật thông tin, đừng để người khác đe dọa bạn và đừng phàn nàn về một tình huống xấu—thay vào đó, hãy hành động để cải thiện nó.

5. Trở nên hiểu biết về chính trị (Become politically savvy).

Chính trị là một phần tất yếu của mọi tổ chức ở Hoa Kỳ, bao gồm cả trường học của bạn. Chính trị luôn là một phần của nơi làm việc và sẽ luôn như vậy. Bí quyết là học cách chơi trò chơi chính trị có lợi cho riêng bạn và có lợi cho người khác mà không gây tổn hại cho bất kỳ ai khác. Trở thành chính trị có nghĩa là hòa hợp với những người khác để thúc đẩy họ hoàn thành một mục tiêu cụ thể. Nó không có nghĩa là thủ đoạn vì mục đích ích kỷ, thao túng để lừa dối, hay bày mưu để người khác thua trong khi bạn thắng.

Dưới đây là một số mẹo và kỹ thuật để trở thành người chơi hiệu quả trong trò chơi chính trị:

  • Hãy suy nghĩ về những gì bạn nói. Hiểu tác động của lời nói của bạn đối với người khác trước khi bạn nói hoặc viết chúng.
  • Đồng cảm. Cố gắng nghĩ về một tình huống từ quan điểm của người khác.
  • Đề xuất một khoảng thời gian dùng thử nếu bạn gặp phải sự phản đối đối với ý tưởng mà bạn đang đề xuất. Nếu bạn thành công và tự tin, bạn có thể yêu cầu kéo dài thời gian dùng thử.
  • Tìm hiểu về môi trường chính trị nơi bạn đang làm việc. Điều này có nghĩa là, cùng với những điều khác, phải biết những hành động nào đã dẫn đến thất bại cho người khác, biết ai là người “ở trong” và tại sao, xác định ai là người “ra ngoài” và tại sao, đồng thời tìm hiểu những hành vi nào dẫn đến thăng tiến.
  • Tình nguyện làm những công việc mà không ai muốn làm. Thỉnh thoảng tham gia thể hiện sự sẵn lòng của bạn để hoàn thành công việc. Tuy nhiên, đừng coi đây là thương hiệu của bạn; bạn không muốn người khác nghĩ rằng họ có thể lợi dụng bạn.
  • Hãy làm việc chăm chỉ để đáp ứng nhu cầu của những người có thẩm quyền. Hãy chắc chắn rằng bạn hiểu đầy đủ các yêu cầu của ban quản lý; sau đó đi ra ngoài để gặp họ. Nếu đến lúc nào đó bạn không nghĩ rằng mình đang nhận được sự công nhận hoặc tôn trọng xứng đáng, hãy cho mọi người biết nhu cầu của bạn.
  • Cung cấp sự tin tưởng cho người khác. Bạn không bao giờ biết ai có thể ở vị trí làm tổn thương hoặc làm hại bạn. Do đó, chính sách tốt nhất là đối xử với mọi người bằng sự tôn trọng và phẩm giá. Hãy thể hiện sự cảm kích của bạn với tất cả những người đã giúp đỡ bạn. Đừng ăn cắp sự tin tưởng của người khác.
  • Tìm hiểu sở thích của người giám sát của bạn. Bạn càng đồng bộ với phong cách, mong muốn và sở thích của người giám sát thì bạn càng có thể thực hiện công việc của mình tốt hơn. Tuy nhiên, đừng là một con dấu cao su. Thay vào đó, hãy làm việc theo cách người quản lý của bạn làm việc. Khi cần thiết, hãy đề xuất những cách làm tốt hơn.
  • Giữ bí mật—của riêng bạn và của người khác. Chống lại sự cám dỗ để nói tất cả. Bạn không chỉ có nguy cơ bị coi là kẻ ngồi lê đôi mách mà nếu chia sẻ quá nhiều về bản thân, lời nói của bạn có thể quay trở lại ám ảnh bạn. Nếu bạn tiết lộ thông tin một cách bí mật, bạn chắc chắn sẽ đánh mất sự tin tưởng và tôn trọng của những người ban đầu đã tâm sự với bạn.

Hãy tìm hiểu xem bạn chơi trò chơi chính trị giỏi đến mức nào bằng cách làm bài kiểm tra trong Bảng 17.2.

Trở thành người xây dựng đội nhóm. Trong suốt sự nghiệp đại học và kinh doanh của bạn, bạn sẽ tham gia vào các đội. Hầu hết các tổ chức kinh doanh ở Hoa Kỳ đều áp dụng một số hình thức làm việc nhóm. Một nhóm hiệu quả là một nhóm đáp ứng được các mục tiêu của mình đúng thời hạn và trong phạm vi ngân sách nếu có liên quan. Bước đầu tiên trong việc tạo ra một nhóm hiệu quả là phải có những mục tiêu rõ ràng, thực tế và được mỗi thành viên trong nhóm hỗ trợ và song song với các mục tiêu lớn hơn của tổ chức. Bảng 17.3 liệt kê các câu hỏi mà các đội nên trả lời để đảm bảo thành công.

Bài tự kiểm tra thú vị—Bạn có thể chơi trò chơi chính trị không?
Đánh giá mức độ đồng ý của bạn với các nhận định bên dưới bằng thang điểm sau:
Rất đồng ý Đồng ý Không đồng ý cũng không không đồng ý Không đồng ý Rất không đồng ý
  1. Để thành công, bạn nên có mối quan hệ bền chặt với sếp và cấp dưới của mình.
  2. Chính trị nơi công sở không có nhiều thách thức.
  3. Những người cứng rắn mang đến cho bạn khoảng thời gian khó khăn nhưng cũng dạy cho bạn những bài học khó khăn.
  4. Kết nối mạng lưới và khả năng quan sát đóng vai trò quan trọng trong việc xử lý tốt vấn đề chính trị tại văn phòng.
  5. Không có đạo đức hay luân lý trong chính trị công sở.
  6. Chính trị doanh nghiệp không phải về cá nhân; nó liên quan đến sự sống còn của tập đoàn.
  7. Chính trị văn phòng là cách duy nhất; bạn có cơ hội thực sự tiếp cận đến sếp của bạn.
  8. Những người tránh tham gia chính trị tại nơi làm việc có thể không thăng tiến trong sự nghiệp, có thể cảm thấy bực bội, thất vọng và có nguy cơ bị cô lập.
  9. Nếu bạn thực hiện tất cả công việc trong một dự án, bạn sẽ không nói với sếp vì không muốn đồng nghiệp của mình gặp rắc rối.
  10. Khi đối mặt với những lời đàm tiếu và tin đồn, bạn thích im lặng nhưng tỉnh táo hơn.
  11. Để nắm vững chính trị nơi công sở, bạn nên tìm kiếm tình huống thắng-thua.
  12. Nếu một người có thẩm quyền muốn loại bỏ bạn, một chiến thuật tốt sẽ là thiết lập các đồng minh và đảm bảo vị trí của bạn cho một công việc khác trong công ty.
  13. Nếu bạn đã có bất kỳ đóng góp đáng kể nào cho một dự án, bạn luôn đảm bảo rằng những người khác biết về dự án đó, điều này sẽ làm tăng thêm danh tiếng của bạn.
Xem nguyên tắc tính điểm ở cuối chương này để biết điểm của bạn.

Bảng 17.2

Những câu hỏi chính mà các nhóm nên trả lời trước khi bắt đầu dự án
  1. Mục tiêu là gì?
  2. Ai đưa ra tuyên bố sứ mệnh?
  3. Giới hạn của chúng tôi là gì?
  4. Sự hỗ trợ sẽ đến từ đâu? Ai sẽ là nhà tài trợ của chúng tôi?
  5. Ai sẽ là trưởng nhóm? Người đó được chọn như thế nào?
  6. Chúng ta phải đối mặt với những thời hạn nào?
  7. Có sẵn những tài nguyên nào?
  8. Chúng tôi cần thu thập dữ liệu gì?
  9. Nhóm của chúng ta sẽ tồn tại được bao lâu?
  10. Ai là khách hàng của kết quả nhóm của chúng tôi? Họ mong đợi điều gì ở chúng ta?
  11. Trách nhiệm nhóm của chúng ta có xung đột với công việc thông thường của chúng ta không?
  12. Phần thưởng cho sự thành công là gì?
  13. Các quyết định sẽ được đưa ra như thế nào?
  14. Những nỗ lực của chúng ta sẽ được đo lường như thế nào?
  15. Liệu thành công như mong đợi của chúng ta có được nhân rộng không? Nếu vậy thì bằng cách nào và bởi ai?
Xem hướng dẫn tính điểm ở cuối chương này để biết điểm của bạn.

Bảng 17.3

7. Xử lý xung đột tốt (Handle conflict well).

Thế giới không phải là một nơi hoàn hảo và không có con người hoàn hảo nào sống trong đó. Điều tốt nhất chúng ta có thể hy vọng là sự sẵn lòng của mọi người trong việc cải thiện hoàn cảnh sống. Nếu chúng ta thực sự cam kết thực hiện ý tưởng giảm xung đột ở trường học và nơi làm việc, chúng ta có thể làm được nhiều điều để truyền cảm hứng cho sự sẵn lòng như vậy ở những người khác. Đưa xung đột ra công khai có những lợi ích của nó. Nói về xung đột thường giúp làm dịu không khí và suy nghĩ về khả năng xảy ra xung đột thường giúp tránh được nó.

Khi xung đột xảy ra, hãy thử kỹ thuật K-I-N-D. Các chữ cái viết tắt của:

  • K = Kind (Loại)
  • I = Informed (Đã thông báo)
  • N = New (Mới)
  • D = Definite (Xác định)

Kỹ thuật này liên quan đến việc bạn yêu cầu một cuộc gặp với người khó tính, cho dù họ đang có xung đột với bạn hay với người khác. Hãy bắt đầu bằng những lời tử tế, những lời khuyến khích sự hợp tác, những lời thể hiện quyết tâm của bạn nhằm làm cho tình hình xung đột trở nên tốt đẹp hơn. Tiếp theo, hãy chứng minh rằng bạn đã dành thời gian để tìm hiểu thêm về con người đó, điều gì là quan trọng đối với họ, điều họ thích trong công việc. Bằng lời nói của bạn, hãy thể hiện rằng bạn đã dành thời gian để tìm hiểu về cá nhân đó.

Bước thứ ba yêu cầu bạn phải làm điều gì đó mới lạ, điều gì đó mà bạn chưa từng thử trước đây. Hãy phát huy khả năng sáng tạo của mình và khám phá một kế hoạch mà cả hai bạn có thể đăng ký (ví dụ: ghi nhật ký về vấn đề và các giải pháp khả thi).

Cuối cùng, đừng để cuộc trao đổi kết thúc cho đến khi bạn đã đưa ra được lời đề nghị rõ ràng để đảm bảo thành công trong tương lai. Bạn có thể hứa điều gì với người khác rằng bạn sẽ làm khác đi? Bạn đang yêu cầu anh ấy hoặc cô ấy làm gì khác đi? Đặt thời gian để gặp lại và xem xét những nỗ lực cá nhân của bạn để đạt được sự cải thiện chung.

Nguồn:

https://openstax.org/books/introduction-business/pages/17-2-developing-interpersonal-skills-is-key-to-your-success

Bản quyền:

OpenStax, Rice University

Dịch và biên tập Tiếng Việt:

Nguyễn Tuấn Minh