MN
Khám phá và trải nghiệm cá nhân
MN

Giáo Trình Giới Thiệu Về Kinh Doanh – Chương 14 – Phần 14.3: Thủ tục Kế toán Cơ bản

14.3 Basic Accounting Procedures

Sáu bước trong chu trình kế toán là gì?

Sử dụng các nguyên tắc kế toán được chấp nhận chung, kế toán viên ghi lại và báo cáo dữ liệu tài chính theo những cách tương tự cho tất cả các công ty. Họ báo cáo những phát hiện của mình trong báo cáo tài chính tóm tắt các giao dịch kinh doanh của công ty trong một khoảng thời gian nhất định. Như đã đề cập trước đó, ba báo cáo tài chính chính là bảng cân đối kế toán, báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh và báo cáo lưu chuyển tiền tệ.

Đôi khi mọi người nhầm lẫn kế toán với sổ sách kế toán. Kế toán là một khái niệm rộng hơn nhiều. Sổ sách kế toán, hệ thống được sử dụng để ghi lại các giao dịch tài chính của một công ty, là một quy trình văn thư thường lệ. Kế toán thực hiện các giao dịch của nhân viên kế toán, phân loại và tóm tắt thông tin tài chính, sau đó lập và phân tích báo cáo tài chính. Kế toán cũng phát triển và quản lý hệ thống tài chính và giúp lập kế hoạch chiến lược tài chính của công ty.

Phương trình kế toán (The Accounting Equation)

Các thủ tục kế toán được sử dụng ngày nay dựa trên những thủ tục được phát triển vào cuối thế kỷ 15 bởi một tu sĩ người Ý, Thầy Luca Pacioli. Ông xác định ba yếu tố kế toán chính là tài sản, nợ phải trả và vốn chủ sở hữu. Tài sản là những thứ có giá trị thuộc sở hữu của một công ty. Chúng có thể hữu hình, chẳng hạn như tiền mặt, thiết bị và nhà cửa, hoặc vô hình, chẳng hạn như bằng sáng chế hoặc tên thương hiệu. Nợ phải trả – còn gọi là nợ – là những gì công ty nợ các chủ nợ. Vốn chủ sở hữu là tổng số tiền đầu tư vào công ty trừ đi mọi khoản nợ phải trả. Một thuật ngữ khác cho vốn chủ sở hữu là giá trị ròng.

Mối quan hệ giữa ba yếu tố này được thể hiện trong phương trình kế toán:

Tài sản − Nợ phải trả = Vốn chủ sở hữu

(Assets−Liabilities=Owners’ equity)

Phương trình kế toán phải luôn cân bằng (nghĩa là tổng các phần tử ở một vế dấu bằng phải bằng tổng các phần tử ở vế kia).

Giả sử bạn mở một quán cà phê và đầu tư 10.000 USD tiền mặt vào việc kinh doanh. Tại thời điểm đó, doanh nghiệp có tài sản trị giá 10.000 USD và không có nợ phải trả. Đây sẽ là phương trình kế toán:

Tài sản = Nợ phải trả + Vốn chủ sở hữu của chủ sở hữu
10.000 USD = 0 USD + 10.000 USD

Assets = Liabilities + Owners’ equity
$10,000 = $0 + $10,000

Khoản nợ phải trả bằng 0 và vốn chủ sở hữu (số tiền đầu tư của bạn vào doanh nghiệp) là 10.000 USD. Phương trình cân bằng.

Để giữ cho phương trình kế toán được cân bằng, mọi giao dịch phải được ghi thành hai mục. Khi mỗi giao dịch được ghi lại, sẽ có một sự kiện ngang bằng và trái ngược nhau khiến hai tài khoản hoặc bản ghi được thay đổi. Phương pháp này được gọi là ghi sổ kế toán kép.

Giả sử sau khi bắt đầu kinh doanh với 10.000 USD tiền mặt, bạn vay thêm 10.000 USD từ ngân hàng. Phương trình kế toán sẽ thay đổi như sau:

Tài sản = Nợ phải trả + Vốn chủ sở hữu của chủ sở hữu

Phương trình ban đầu: $10.000 USD = $0 + $10.000

Giao dịch vay: $10.000 = $10.000 + $0

Phương trình sau khi mượn: $20.000 = $10.000 + $10.000

Bây giờ bạn có tài sản trị giá 20.000 USD – 10.000 USD tiền mặt và 10.000 USD tiền vay từ ngân hàng. Khoản vay ngân hàng cũng được ghi nhận là khoản nợ 10.000 USD vì đây là khoản nợ bạn phải trả. Việc thực hiện hai mục giữ cho phương trình được cân bằng.

Chu trình kế toán (The Accounting Cycle)

Chu kỳ kế toán đề cập đến quá trình tạo báo cáo tài chính, bắt đầu bằng một giao dịch kinh doanh và kết thúc bằng việc lập báo cáo. Hình 14.5 cho thấy sáu bước trong chu trình kế toán. Bước đầu tiên trong chu trình là phân tích dữ liệu được thu thập từ nhiều nguồn. Tất cả các giao dịch có tác động tài chính đến công ty – bán hàng, thanh toán cho nhân viên và nhà cung cấp, thanh toán lãi và thuế, mua hàng tồn kho và những thứ tương tự – đều phải được ghi lại. Kế toán viên phải xem xét các tài liệu để đảm bảo chúng đầy đủ.

Hình 14.5 Chu trình kế toán (Ghi công: Copyright Rice University, OpenStax, theo giấy phép CC BY 4.0.)

Tiếp theo, mỗi giao dịch được ghi lại vào nhật ký, danh sách các giao dịch tài chính theo thứ tự thời gian. Các mục nhật ký sau đó được ghi vào sổ cái, hiển thị sự tăng giảm trong tài khoản tài sản, nợ phải trả và vốn chủ sở hữu cụ thể. Tổng số sổ cái cho mỗi tài khoản được tóm tắt trong số dư thử, được sử dụng để xác nhận tính chính xác của số liệu. Những giá trị này được sử dụng để lập báo cáo tài chính và báo cáo quản lý. Cuối cùng, các cá nhân phân tích các báo cáo này và đưa ra quyết định dựa trên thông tin trong đó.

Hình 14.6 QuickBooks là nhà phát triển phần mềm nổi tiếng chuyên cung cấp các giải pháp quản lý kinh doanh cho các doanh nghiệp thuộc nhiều quy mô khác nhau. Các công cụ phần mềm kế toán của công ty mang lại lợi ích cho các chuyên gia bằng cách tự động hóa một loạt các nhiệm vụ kế toán và kinh doanh khác. QuickBooks đã trở thành tiêu chuẩn trong lĩnh vực kế toán và kinh doanh, hỗ trợ việc ra quyết định quản lý và hợp lý hóa quy trình kế toán và ghi sổ. Những chức năng kế toán nào thường được tích hợp vào các chương trình phần mềm kế toán cơ bản? (Nhà cung cấp hình ảnh: Marc Smith/ Flickr/ Ghi công 2.0 Chung (CC BY 2.0))

Tiến bộ công nghệ (Technological Advances)

Trong thập kỷ qua, công nghệ đã có tác động đáng kể đến ngành kế toán. Các chương trình kế toán trên máy tính và trực tuyến hiện nay thực hiện nhiều công việc khác nhau để giúp hoạt động kinh doanh và báo cáo tài chính hiệu quả hơn. Ví dụ: hầu hết các gói kế toán đều cung cấp các mô-đun cơ bản xử lý sổ cái chung, đơn đặt hàng, tài khoản phải thu, đơn đặt hàng, tài khoản phải trả và chức năng kiểm soát hàng tồn kho. Các chương trình thuế sử dụng dữ liệu kế toán để chuẩn bị khai thuế và lập kế hoạch thuế. Thiết bị đầu cuối tại điểm bán hàng được nhiều công ty bán lẻ sử dụng sẽ tự động ghi lại doanh số bán hàng và thực hiện một số công việc kế toán. Big Four và nhiều công ty kế toán công lớn khác phát triển phần mềm kế toán cho chính họ và cho khách hàng.

Các ứng dụng kế toán và tài chính thường chiếm một trong những phần lớn nhất trong ngân sách phần mềm của công ty. Phần mềm kế toán bao gồm từ các chương trình có sẵn dành cho các doanh nghiệp nhỏ đến các hệ thống hoạch định nguồn lực doanh nghiệp được tùy chỉnh ở quy mô đầy đủ cho các tập đoàn lớn. Mặc dù những tiến bộ công nghệ trong ứng dụng kế toán này đã làm cho các khía cạnh tài chính của việc điều hành một doanh nghiệp nhỏ trở nên dễ dàng hơn nhiều, nhưng các doanh nhân và chủ doanh nghiệp nhỏ khác nên dành thời gian để hiểu các nguyên tắc kế toán cơ bản, những nguyên tắc này đóng vai trò quan trọng trong việc đánh giá tình hình tài chính của một doanh nghiệp. doanh nghiệp thực sự là vậy.

Quản lý thay đổi
Phân tích dữ liệu trở thành công cụ CPA hiệu quả


Kiến thức là sức mạnh và việc hiểu được khách hàng muốn gì cũng như cách công ty của bạn có thể cung cấp kiến thức đó thường giúp bạn khác biệt với đối thủ cạnh tranh. Khi lĩnh vực kế toán tiếp tục tận dụng những tiến bộ công nghệ, điều quan trọng là phân tích dữ liệu phải trở thành một yếu tố chính trong hộp công cụ của bất kỳ chuyên gia kế toán nào.

Trước đây được mô tả là “người đẩy giấy tờ” theo dõi thông tin tài chính, các kế toán viên ngày nay cần tìm hiểu về dữ liệu lớn và phân tích dữ liệu như một phần của chương trình đào tạo thường xuyên của họ. Cách đây không lâu, công việc của kế toán viên đã kết thúc khi báo cáo tài chính doanh nghiệp được hoàn thiện và các biểu mẫu thuế đã sẵn sàng để nộp cho các cơ quan quản lý liên bang, tiểu bang và địa phương. Không còn nữa. Với cuộc cách mạng của công nghệ máy tính, tự động hóa và thu thập dữ liệu từ vô số nguồn, kế toán viên có thể sử dụng phân tích dữ liệu để cung cấp bức tranh rõ ràng hơn về môi trường kinh doanh tổng thể cho công ty và khách hàng của họ một cách liên tục.

Phân tích dữ liệu có thể được định nghĩa là quá trình kiểm tra nhiều bộ dữ liệu (đôi khi được gọi là dữ liệu lớn) để đưa ra kết luận về thông tin chứa trong đó, với sự hỗ trợ của các hệ thống và phần mềm chuyên dụng. Sử dụng phân tích dữ liệu hiệu quả có thể giúp doanh nghiệp tăng doanh thu, mở rộng hoạt động, tối đa hóa dịch vụ khách hàng và hơn thế nữa. Kế toán có thể sử dụng phân tích dữ liệu để đưa ra dự báo chính xác và chi tiết hơn; giúp các công ty liên kết các bộ dữ liệu tài chính và phi tài chính đa dạng, cung cấp báo cáo toàn diện hơn về hiệu suất tổng thể của họ cho các cổ đông và những người khác; đánh giá và quản lý rủi ro trên toàn bộ tổ chức; và xác định các gian lận có thể xảy ra.

Phân tích dữ liệu cũng có thể cải thiện và nâng cao quy trình kiểm tra vì giờ đây sẽ thu thập được nhiều thông tin hơn, điều này cho phép phân tích toàn bộ tập dữ liệu trong các tình huống trước đó chỉ kiểm tra các mẫu. Ngoài ra, việc giám sát liên tục sẽ dễ thực hiện hơn bằng cách sử dụng các bộ dữ liệu toàn diện.
Các chuyên gia kế toán có thể thích ứng với công nghệ thay đổi nhanh chóng như phân tích dữ liệu sẽ không chỉ mở rộng phạm vi chuyên môn của họ mà còn cung cấp hướng dẫn tài chính giúp công ty và khách hàng của họ có lợi thế chiến lược mạnh mẽ so với đối thủ cạnh tranh.

Nguồn:

https://openstax.org/books/introduction-business/pages/14-3-basic-accounting-procedures

Bản quyền:

OpenStax, Rice University

Dịch và biên tập Tiếng Việt:

Nguyễn Tuấn Minh