13.3 Management Information Systems
Những loại hệ thống nào tạo nên hệ thống thông tin quản lý điển hình của một công ty?
Trong khi các cá nhân sử dụng phần mềm nâng cao năng suất kinh doanh như xử lý văn bản, bảng tính và chương trình đồ họa để hoàn thành nhiều nhiệm vụ khác nhau thì công việc quản lý nhu cầu thông tin của công ty thuộc về hệ thống thông tin quản lý: người dùng, phần cứng và phần mềm hỗ trợ việc ra quyết định. Hệ thống thông tin thu thập và lưu trữ dữ liệu quan trọng của công ty và cung cấp thông tin mà người quản lý cần để phân tích, kiểm soát và ra quyết định.
Các nhà máy sử dụng hệ thống thông tin dựa trên máy tính để tự động hóa quy trình sản xuất, đặt hàng và giám sát hàng tồn kho. Hầu hết các công ty sử dụng chúng để xử lý đơn đặt hàng của khách hàng và xử lý việc thanh toán và thanh toán cho nhà cung cấp. Các ngân hàng sử dụng nhiều hệ thống thông tin khác nhau để xử lý các giao dịch như gửi tiền, rút tiền ATM và thanh toán khoản vay. Hầu hết các giao dịch của người tiêu dùng cũng liên quan đến hệ thống thông tin. Khi bạn thanh toán tại siêu thị, đặt phòng khách sạn trực tuyến, hay tải nhạc qua internet, hệ thống thông tin sẽ ghi lại và theo dõi giao dịch và truyền dữ liệu đến những nơi cần thiết.
Các công ty thường có một số loại hệ thống thông tin, bắt đầu bằng các hệ thống xử lý giao dịch. Hệ thống hỗ trợ quản lý là hệ thống động cho phép người dùng phân tích dữ liệu để đưa ra dự báo, xác định xu hướng kinh doanh và lập mô hình chiến lược kinh doanh. Hệ thống tự động hóa văn phòng cải thiện luồng giao tiếp trong toàn tổ chức. Mỗi loại hệ thống thông tin phục vụ một cấp độ ra quyết định cụ thể: hoạt động, chiến thuật và chiến lược. Hình 13.6 cho thấy mối quan hệ giữa các hệ thống hỗ trợ quản lý và xử lý giao dịch cũng như các cấp độ quản lý mà chúng phục vụ. Chúng ta hãy xem xét chi tiết hơn cách các công ty và nhà quản lý sử dụng hệ thống hỗ trợ quản lý và xử lý giao dịch để quản lý thông tin.
Hệ thống xử lý giao dịch (Transaction Processing Systems)
Hệ thống thông tin tích hợp của một công ty bắt đầu bằng hệ thống xử lý giao dịch (TPS). TPS nhận dữ liệu thô từ các nguồn bên trong và bên ngoài và chuẩn bị những dữ liệu này để lưu trữ trong cơ sở dữ liệu tương tự như cơ sở dữ liệu máy vi tính nhưng lớn hơn rất nhiều. Trên thực tế, tất cả dữ liệu quan trọng của công ty đều được lưu trữ trong một cơ sở dữ liệu khổng lồ duy nhất và trở thành nguồn thông tin trung tâm của công ty. Như đã lưu ý trước đó, hệ thống quản lý cơ sở dữ liệu theo dõi dữ liệu và cho phép người dùng truy vấn cơ sở dữ liệu để biết thông tin họ cần.
Cơ sở dữ liệu có thể được cập nhật theo hai cách: xử lý hàng loạt, trong đó dữ liệu được thu thập trong một khoảng thời gian và được xử lý cùng nhau, và xử lý trực tuyến hoặc thời gian thực, xử lý dữ liệu khi chúng có sẵn. Xử lý hàng loạt sử dụng tài nguyên máy tính rất hiệu quả và rất phù hợp với các ứng dụng như xử lý bảng lương yêu cầu xử lý định kỳ thay vì liên tục. Xử lý trực tuyến giúp cập nhật dữ liệu của công ty. Khi bạn đặt vé máy bay, thông tin sẽ được nhập vào hệ thống thông tin của hãng hàng không và bạn nhanh chóng nhận được xác nhận, thường là qua e-mail. Xử lý trực tuyến đắt hơn xử lý hàng loạt, vì vậy các công ty phải cân nhắc giữa chi phí và lợi ích. Ví dụ: một nhà máy hoạt động suốt ngày đêm có thể sử dụng quy trình xử lý thời gian thực cho hàng tồn kho và các yêu cầu nhạy cảm về thời gian khác nhưng xử lý dữ liệu kế toán theo đợt qua đêm.
Quyết định, Quyết định: Hệ thống hỗ trợ quản lý (Decisions, Decisions: Management Support Systems)
Hệ thống xử lý giao dịch tự động hóa các quy trình hỗ trợ thông thường và tẻ nhạt như kế toán, xử lý đơn hàng và báo cáo tài chính. Chúng giảm chi phí văn thư và cung cấp thông tin hoạt động cơ bản một cách nhanh chóng. Hệ thống hỗ trợ quản lý (MSS) sử dụng cơ sở dữ liệu tổng thể nội bộ để thực hiện các phân tích cấp cao nhằm giúp người quản lý đưa ra quyết định tốt hơn.
Các công nghệ thông tin như kho dữ liệu là một phần của MSS tiên tiến hơn. Kho dữ liệu kết hợp nhiều cơ sở dữ liệu trên toàn công ty thành một cơ sở dữ liệu trung tâm hỗ trợ việc ra quyết định quản lý. Với kho dữ liệu, người quản lý có thể dễ dàng truy cập và chia sẻ dữ liệu trên toàn doanh nghiệp để có được cái nhìn tổng quan thay vì chỉ có các phân đoạn thông tin riêng lẻ. Kho dữ liệu bao gồm phần mềm trích xuất dữ liệu từ cơ sở dữ liệu vận hành, duy trì dữ liệu trong kho và cung cấp dữ liệu cho người dùng. Họ có thể phân tích dữ liệu nhanh hơn nhiều so với các hệ thống xử lý giao dịch. Kho dữ liệu có thể chứa nhiều kho dữ liệu, các tập hợp con đặc biệt của kho dữ liệu mà mỗi kho xử lý một vùng dữ liệu. Siêu thị dữ liệu được tổ chức để phân tích nhanh chóng.
Các công ty sử dụng kho dữ liệu để thu thập, bảo mật và phân tích dữ liệu cho nhiều mục đích, bao gồm hệ thống quản lý quan hệ khách hàng, phát hiện gian lận, phân tích dòng sản phẩm và quản lý tài sản doanh nghiệp. Các nhà bán lẻ có thể muốn xác định các đặc điểm nhân khẩu học và mô hình mua sắm của khách hàng để cải thiện phản hồi gửi thư trực tiếp. Các ngân hàng có thể dễ dàng phát hiện gian lận thẻ tín dụng hơn cũng như phân tích cách sử dụng của khách hàng.
Theo Forrester Research, khoảng 60% công ty có doanh thu từ 1 tỷ USD trở lên sử dụng kho dữ liệu làm công cụ quản lý. Union Pacific (UP), một tuyến đường sắt trị giá 19 tỷ USD, đã chuyển sang công nghệ kho dữ liệu để hợp lý hóa hoạt động kinh doanh của mình. Bằng cách hợp nhất nhiều hệ thống riêng biệt, UP đã đạt được một hệ thống chuỗi cung ứng thống nhất đồng thời nâng cao dịch vụ khách hàng của mình. Roger Bresnahan, kỹ sư chính cho biết: “Trước khi kho dữ liệu của chúng tôi ra đời, chúng tôi đã có hệ thống ống bếp. “Không ai trong số họ nói chuyện với nhau. . . . Chúng tôi không thể có được bức tranh toàn cảnh về tuyến đường sắt.”
Hệ thống kho dữ liệu của UP mất nhiều năm và có sự tham gia của 26 phòng ban để tạo ra. Kết quả đạt được rất xứng đáng với nỗ lực: UP hiện có thể đưa ra dự báo chính xác hơn, xác định các tuyến đường giao thông tốt nhất và xác định các phân khúc thị trường sinh lợi nhất. Khả năng dự đoán các mô hình theo mùa và quản lý chi phí nhiên liệu chặt chẽ hơn đã tiết kiệm UP hàng triệu đô la bằng cách tối ưu hóa việc sử dụng đầu máy và các tài sản khác cũng như thông qua việc quản lý phi hành đoàn hiệu quả hơn. Bresnahan báo cáo rằng chỉ trong vòng ba năm, hệ thống kho dữ liệu đã tự trả giá.12
Ở cấp độ đầu tiên của MSS là một hệ thống báo cáo thông tin, sử dụng dữ liệu tóm tắt do TPS thu thập để tạo ra cả báo cáo định kỳ và báo cáo đặc biệt. Mức độ chi tiết sẽ phụ thuộc vào người dùng. Nhân viên biên chế của công ty có thể nhận được báo cáo tiền lương hàng tuần cho biết cách xác định tiền lương của mỗi nhân viên. Những người quản lý cấp cao hơn có thể nhận được một báo cáo tóm tắt về tiền lương cho thấy tổng chi phí lao động và thời gian làm thêm theo từng bộ phận và so sánh chi phí lao động hiện tại với chi phí của năm trước. Báo cáo ngoại lệ cho thấy các trường hợp không đáp ứng được một số tiêu chuẩn. Một báo cáo ngoại lệ về các khoản phải thu liệt kê tất cả các khách hàng có tài khoản quá hạn sẽ giúp nhân viên thu nợ tập trung vào công việc của họ. Các báo cáo đặc biệt chỉ được tạo khi người quản lý yêu cầu; ví dụ: một báo cáo hiển thị doanh số bán hàng theo khu vực và loại khách hàng có thể nêu bật lý do khiến doanh số bán hàng sụt giảm.
Hệ thống hỗ trợ quyết định (Decision Support Systems)
Hệ thống hỗ trợ quyết định (DSS) giúp người quản lý đưa ra quyết định bằng cách sử dụng các mô hình máy tính tương tác mô tả các quy trình trong thế giới thực. DSS cũng sử dụng dữ liệu từ cơ sở dữ liệu nội bộ nhưng tìm kiếm dữ liệu cụ thể liên quan đến các vấn đề hiện tại. Nó là một công cụ để trả lời các câu hỏi “nếu như” về điều gì sẽ xảy ra nếu người quản lý thực hiện những thay đổi nhất định. Trong những trường hợp đơn giản, người quản lý có thể tạo bảng tính và thử thay đổi một số con số. Ví dụ: người quản lý có thể tạo một bảng tính để hiển thị số giờ làm thêm cần thiết nếu số lượng công nhân tăng hoặc giảm. Với các mô hình, người quản lý nhập vào máy tính các giá trị mô tả một tình huống cụ thể và chương trình sẽ tính toán kết quả. Giám đốc tiếp thị tại một công ty nội thất có thể chạy các mô hình DSS sử dụng dữ liệu bán hàng và các giả định về nhân khẩu học để đưa ra dự báo về các loại đồ nội thất sẽ thu hút các nhóm dân số tăng trưởng nhanh nhất.
Các công ty có thể sử dụng chương trình phân tích dự đoán để cải thiện hệ thống quản lý hàng tồn kho của mình và sử dụng dữ liệu lớn để nhắm mục tiêu phân khúc khách hàng cho các sản phẩm mới và mở rộng dòng sản phẩm.
Hệ thống thông tin điều hành (Executive Information Systems)
Mặc dù tương tự như DSS, hệ thống thông tin điều hành (EIS) được tùy chỉnh cho từng cá nhân điều hành. Những hệ thống này cung cấp thông tin cụ thể cho các quyết định chiến lược. Ví dụ: EIS của CEO có thể bao gồm các bảng tính đặc biệt trình bày dữ liệu tài chính so sánh công ty với các đối thủ cạnh tranh chính và biểu đồ cho thấy xu hướng kinh tế và ngành hiện tại.
Những hệ thống chuyên gia (Expert Systems)
Hệ thống chuyên gia đưa ra lời khuyên cho các nhà quản lý tương tự như những gì họ nhận được từ một nhà tư vấn. Trí tuệ nhân tạo cho phép máy tính suy luận và học cách giải quyết vấn đề giống như cách con người làm, sử dụng lý luận giả định. Mặc dù chúng đắt tiền và khó tạo ra, các hệ thống chuyên gia đang tìm đường vào nhiều công ty hơn khi có nhiều ứng dụng hơn được tìm thấy. Các hệ thống chuyên gia cấp thấp hơn thậm chí có thể chạy trên thiết bị di động. Các hệ thống hàng đầu giúp các hãng hàng không triển khai máy bay và phi hành đoàn một cách thích hợp, điều này rất quan trọng đối với hoạt động hiệu quả của các hãng vận chuyển. Chi phí để thuê đủ người để thực hiện các nhiệm vụ phân tích đang diễn ra này sẽ rất tốn kém. Hệ thống chuyên gia cũng đã được sử dụng để giúp thăm dò dầu, lên lịch làm việc cho nhân viên và chẩn đoán bệnh tật. Một số hệ thống chuyên gia thay thế các chuyên gia về con người, trong khi những hệ thống khác hỗ trợ họ.
Nguồn:
https://openstax.org/books/introduction-business/pages/13-3-management-information-systems