13.1 Transforming Businesses through Information
Công nghệ thông tin đã thay đổi việc ra quyết định kinh doanh và quản lý như thế nào?
Công nghệ thông tin (IT) bao gồm các thiết bị và kỹ thuật được sử dụng để quản lý và xử lý thông tin. Thông tin là trung tâm của mọi tổ chức. Nếu không có thông tin về các quy trình và những người tham gia trong một tổ chức—bao gồm đơn đặt hàng, sản phẩm, hàng tồn kho, lịch trình, vận chuyển, khách hàng, nhà cung cấp và nhân viên—doanh nghiệp không thể hoạt động.
Trong vòng chưa đầy 70 năm, chúng ta đã chuyển từ một xã hội công nghiệp sang nền kinh tế dựa trên tri thức được thúc đẩy bởi thông tin. Các doanh nghiệp phụ thuộc vào công nghệ thông tin trong mọi việc từ vận hành hoạt động hàng ngày đến đưa ra các quyết định chiến lược. Máy tính là công cụ của thời đại thông tin này, thực hiện các hoạt động cực kỳ phức tạp cũng như các công việc hàng ngày như xử lý văn bản và tạo bảng tính. Tốc độ thay đổi diễn ra nhanh chóng kể từ khi máy tính cá nhân trở thành vật dụng cố định trên hầu hết các bàn làm việc ở văn phòng. Các đơn vị riêng lẻ trở thành một phần của các mạng nhỏ, tiếp theo là các mạng phức tạp hơn trên toàn doanh nghiệp. Bảng 13.1 và Bảng 13.2 lần lượt tóm tắt các loại thiết bị máy tính và phần mềm được sử dụng phổ biến nhất trong các hệ thống thông tin quản lý doanh nghiệp hiện nay.
| Thiết bị máy tính dành cho doanh nghiệp | ||
|---|---|---|
| Loại máy tính | Mô tả | Nhận xét |
| Máy tính bảng | Các máy tính độc lập có thể chứa các ứng dụng (ứng dụng) trong đó. Các thiết bị này cũng có thể được liên kết vào mạng để có thể truy cập các chương trình khác. | Việc tăng sức mạnh, tốc độ và bộ nhớ được truy cập qua đám mây khiến những máy tính bảng này trở thành máy tính thống trị trong nhiều quy trình kinh doanh. |
| Máy tính cá nhân để bàn (PC) | Các máy tính độc lập có thể chứa phần mềm trên đó. Những PC này cũng có thể được liên kết vào mạng để có thể truy cập các chương trình khác. | Việc tăng sức mạnh, tốc độ, bộ nhớ và dung lượng lưu trữ khiến những thứ này thường được sử dụng cho nhiều quy trình kinh doanh. Có thể xử lý văn bản, âm thanh, video và đồ họa phức tạp. |
| Máy tính xách tay | Máy tính xách tay có sức mạnh tương tự máy tính để bàn. | Kích thước và trọng lượng nhỏ hơn giúp người lao động sử dụng máy tính di động dễ dàng hơn. |
| Máy tính mini | Máy tính cỡ trung bình có nhiều bộ xử lý, có thể hỗ trợ từ 4 đến khoảng 200 người dùng cùng một lúc. | Sự khác biệt giữa máy tính mini lớn hơn và máy tính lớn nhỏ hơn đang mờ dần. |
| Máy tính lớn | Các máy lớn có kích thước bằng tủ lạnh; có thể chạy đồng thời nhiều chương trình khác nhau và hỗ trợ hàng trăm, hàng nghìn người dùng. | Cực kỳ đáng tin cậy và ổn định, chúng được các công ty và chính phủ sử dụng để xử lý lượng lớn dữ liệu. Chúng an toàn hơn PC. |
| Máy chủ | Dung lượng lưu trữ và tốc độ xử lý lớn nhất. | Chúng không bị hỏng và có thể được nâng cấp và sửa chữa trong khi vận hành. |
| Siêu máy tính | Các máy tính mạnh nhất hiện nay có khả năng hoạt động ở tốc độ 280 nghìn tỷ phép tính mỗi giây. | Các công ty có thể thuê thời gian để chạy các dự án từ các trung tâm siêu máy tính đặc biệt. |
Bảng 13.1
| Loại ứng dụng | Mô tả |
|---|---|
| Phần mềm xử lý văn bản | Dùng để viết, chỉnh sửa và định dạng các tài liệu như thư từ và báo cáo. Trình kiểm tra chính tả và ngữ pháp, trộn thư, bảng và các công cụ khác giúp đơn giản hóa việc chuẩn bị tài liệu. |
| Phần mềm bảng tính | Được sử dụng để chuẩn bị và phân tích báo cáo tài chính, dự báo doanh thu, ngân sách cũng như dữ liệu thống kê và số liệu tương tự. Khi các công thức toán học được nhập vào bảng tính, dữ liệu có thể được thay đổi và lời giải sẽ được tính toán lại ngay lập tức. |
| Chương trình quản lý cơ sở dữ liệu | Phục vụ như tủ hồ sơ điện tử cho các hồ sơ như danh sách khách hàng, dữ liệu nhân viên và thông tin hàng tồn kho. Có thể sắp xếp dữ liệu dựa trên nhiều tiêu chí khác nhau để tạo ra các báo cáo khác nhau. |
| Chương trình đồ họa và trình bày | Tạo bảng, đồ thị và trang trình bày để thuyết trình và báo cáo cho khách hàng. Có thể thêm hình ảnh, video, hoạt ảnh và hiệu ứng âm thanh. |
| Phần mềm xuất bản trên máy tính để bàn | Kết hợp phần mềm xử lý văn bản, đồ họa và bố cục trang để tạo tài liệu. Cho phép các công ty thiết kế và sản xuất tài liệu quảng cáo, catalog, quảng cáo và bản tin bán hàng nội bộ. |
| Chương trình truyền thông | Dịch dữ liệu sang dạng để truyền và truyền dữ liệu qua mạng tới các máy tính khác. Dùng để gửi và lấy dữ liệu, tập tin. |
| Bộ phần mềm tích hợp | Kết hợp một số loại chương trình phổ biến, chẳng hạn như xử lý văn bản, bảng tính, cơ sở dữ liệu, trình bày đồ họa và các chương trình truyền thông. Các chương trình thành phần được thiết kế để hoạt động cùng nhau. |
| Phần mềm nhóm | Tạo điều kiện thuận lợi cho nỗ lực hợp tác của các nhóm làm việc để nhiều người ở các địa điểm khác nhau có thể làm việc trên một dự án. Hỗ trợ các cuộc họp trực tuyến và quản lý dự án (lập kế hoạch, phân bổ nguồn lực, phân phối tài liệu và e-mail, v.v.). |
| Phần mềm tài chính | Được sử dụng để tổng hợp dữ liệu kế toán, tài chính và tạo báo cáo và báo cáo tài chính. |
Bảng 13.2
Mặc dù hầu hết công nhân dành cả ngày bên những chiếc máy tính để bàn mạnh mẽ, nhưng các nhóm khác lại giải quyết các vấn đề tính toán lớn tại các trung tâm siêu máy tính chuyên dụng. Những tác vụ mất nhiều năm trên PC có thể được hoàn thành chỉ trong vài giờ trên siêu máy tính. Với khả năng thực hiện các phép tính phức tạp một cách nhanh chóng, siêu máy tính đóng vai trò quan trọng trong nghiên cứu an ninh quốc gia, như phân tích tình báo quốc phòng; nghiên cứu khoa học, từ thí nghiệm y sinh và phát triển thuốc đến mô phỏng động đất và sự hình thành sao; nghiên cứu nhân khẩu học như phân tích và dự đoán các hình thức bỏ phiếu; và nghiên cứu thời tiết và môi trường. Các doanh nghiệp cũng sử dụng siêu máy tính để hoạt động bằng cách phân tích dữ liệu lớn để hiểu rõ hơn về hành vi của khách hàng, cải thiện quản lý hàng tồn kho và sản xuất cũng như thiết kế sản phẩm.1 Tốc độ của những chiếc máy đặc biệt này đã tăng lên đều đặn để đáp ứng nhu cầu ngày càng tăng về khả năng tính toán lớn hơn và mục tiêu tiếp theo là triệu triệu triệu phép tính mỗi giây, hay petaflop. Đạt được những tốc độ đáng kinh ngạc này là rất quan trọng đối với những khám phá khoa học, y tế và kinh doanh trong tương lai. Nhiều quốc gia, trong đó có Hoa Kỳ, Trung Quốc, Pháp và Nhật Bản, đã ưu tiên tính toán petascale.
Ngoài máy tính và mạng nội bộ của doanh nghiệp, Internet còn giúp kết nối nhanh chóng với hầu hết mọi nơi trên thế giới một cách dễ dàng. Như Thomas Friedman đã chỉ ra trong cuốn sách Thế giới phẳng của mình, “Chúng ta hiện đang kết nối tất cả các trung tâm tri thức trên hành tinh lại với nhau thành một mạng lưới toàn cầu duy nhất, mạng lưới này. . . có thể mở ra một kỷ nguyên thịnh vượng và đổi mới đáng kinh ngạc.” Cơ hội hợp tác trên quy mô toàn cầu tăng lên hàng ngày. Người quản lý có thể chia sẻ thông tin với hàng trăm nghìn người trên toàn thế giới một cách dễ dàng như với đồng nghiệp ở tầng khác của cùng tòa nhà văn phòng. Internet và web đã trở thành công cụ kinh doanh không thể thiếu, tạo điều kiện thuận lợi cho việc giao tiếp trong các công ty cũng như với khách hàng.
Sự trỗi dậy của các trung tâm thương mại điện tử chỉ là một ví dụ về cách công nghệ đang hỗ trợ nền kinh tế toàn cầu. Tuy nhiên, các trung tâm giao dịch điện tử không dành riêng cho các công ty lớn của các nền kinh tế phát triển. Alibaba đang thí điểm một trung tâm điện tử có tên eWTP ở Malaysia nhằm cung cấp quyền truy cập cho các doanh nghiệp nhỏ. Như Jack Ma, người đồng sáng lập Alibaba, đã phát biểu tại buổi ra mắt eWTP: “Có rất nhiều khu vực thương mại tự do nhằm tạo thuận lợi cho thương mại hiệu quả, nhưng chỉ dành cho các công ty lớn. Không có khu vực thương mại tự do nào được thiết kế cho các công ty nhỏ. Tôi đã la hét khắp nơi, la hét rằng mọi chính phủ nên làm điều đó.”
Nhiều công ty giao cho một giám đốc điều hành được gọi là giám đốc thông tin (CIO) chịu trách nhiệm quản lý tất cả các nguồn thông tin. Tầm quan trọng của trách nhiệm này là rất lớn. Ngoài sự mở rộng ồ ạt của thông tin được các doanh nghiệp ngày nay thu thập, hầu hết chúng ta đều là những người lao động tri thức, những người phát triển hoặc sử dụng tri thức. Người lao động tri thức đóng góp và hưởng lợi từ thông tin họ sử dụng để thực hiện các chức năng lập kế hoạch, thu thập, tìm kiếm, phân tích, tổ chức, lưu trữ, lập trình, sản xuất, phân phối, tiếp thị hoặc bán hàng. Chúng ta phải biết cách thu thập và sử dụng thông tin từ nhiều nguồn có sẵn.
Mở rộng khắp toàn cầu
E-Hub tích hợp thương mại toàn cầu
Nhờ những điều kỳ diệu của tiến bộ công nghệ, giao dịch điện tử toàn cầu giờ đây đã vượt xa hoạt động bán lẻ và giao dịch trên internet mà tất cả chúng ta đều quen thuộc. Các trang web đặc biệt được gọi là trung tâm giao dịch hoặc eMarketplaces, tạo điều kiện thuận lợi cho thương mại điện tử giữa các doanh nghiệp trong các ngành cụ thể như sản xuất ô tô, bán lẻ, cung cấp dịch vụ viễn thông, hàng không vũ trụ, sản phẩm và dịch vụ tài chính, v.v. Hầu như tất cả Forex (Ngoại hối) đều được thực hiện thông qua các trung tâm giao dịch cung cấp một thị trường mở để giao dịch nhiều loại tiền tệ. Bởi vì có một số lượng lớn các giao dịch liên quan đến tiền tệ nên giá cả có thể được khám phá và có sự minh bạch trên thị trường. Ngược lại, Bitcoin chủ yếu được giao dịch với số lượng nhỏ hơn và thường có sự chênh lệch lớn giữa giá của tiền điện tử ở các sàn giao dịch khác nhau.
Trung tâm thương mại hoạt động như một phương tiện tích hợp sự cộng tác điện tử của các dịch vụ kinh doanh. Mỗi trung tâm cung cấp các định dạng tiêu chuẩn cho giao dịch điện tử các tài liệu được sử dụng trong một ngành cụ thể, cũng như một loạt các dịch vụ để duy trì thương mại điện tử giữa các doanh nghiệp trong ngành đó. Các dịch vụ bao gồm dự báo nhu cầu, quản lý hàng tồn kho, danh mục đối tác và dịch vụ thanh toán giao dịch. Và lợi ích thu được là đáng kể—chi phí thấp hơn, mức tồn kho giảm và thời gian đưa sản phẩm ra thị trường ngắn hơn—dẫn đến lợi nhuận lớn hơn và nâng cao khả năng cạnh tranh. Ví dụ, mua sắm sản xuất quy mô lớn có thể lên tới hàng tỷ đô la. Việc chuyển sang “mua hàng đúng lúc” trên e-hub có thể tiết kiệm một tỷ lệ đáng kể các chi phí này.
Giao dịch điện tử qua một trung tâm có thể bao gồm từ việc tích hợp hợp tác các quy trình kinh doanh riêng lẻ đến đấu giá và trao đổi hàng hóa (trao đổi hàng hóa điện tử). Quản lý nội dung toàn cầu là yếu tố thiết yếu trong việc thúc đẩy các thỏa thuận thương mại điện tử trên trung tâm. Một cái nhìn nhất quán trên toàn cầu về “nội dung” của trung tâm phải được cung cấp cho tất cả mọi người. Mỗi công ty tham gia xử lý nội dung của riêng mình và các ứng dụng như trình quản lý nội dung sẽ giữ một danh mục chính được cập nhật liên tục về kho của tất cả các thành viên trong trung tâm. Ứng dụng quản lý giao dịch tự động hóa các thỏa thuận giao dịch giữa các công ty, cho phép trung tâm cung cấp các dịch vụ tổng hợp và thanh toán.
Cuối cùng, các trung tâm thương mại cho nhiều ngành có thể được liên kết với nhau trong một trang web thương mại điện tử toàn cầu—một “trung tâm của tất cả các trung tâm”. Một nhà tư tưởng sáng tạo đã nói như sau: “Chuỗi cung ứng tuyến tính truyền thống, từng bước một, đã chết. Nó sẽ được thay thế bằng việc ra quyết định thị trường song song, không đồng bộ, theo thời gian thực. Lấy năng lực sản xuất làm ví dụ. Doanh nghiệp có thể đấu thầu năng lực sản xuất dư thừa của mình trên trung tâm thương mại điện tử thế giới. Đề nghị mua công suất kích hoạt yêu cầu từ người bán để đặt giá thầu linh kiện cho các nhà cung cấp, những người này lần lượt đưa ra yêu cầu cho các nhà cung cấp khác và toàn bộ quá trình này sẽ hội tụ trong vài phút.”
Bởi vì hầu hết công việc ngày nay đều phụ thuộc vào thông tin – thu thập, sử dụng, tạo ra, quản lý và chia sẻ thông tin – chương này bắt đầu với vai trò của thông tin trong việc ra quyết định và tiếp tục thảo luận về mạng máy tính và hệ thống thông tin quản lý. Tiếp theo là việc quản lý công nghệ thông tin—lập kế hoạch và bảo vệ. Cuối cùng, chúng ta sẽ xem xét các xu hướng mới nhất trong công nghệ thông tin. Xuyên suốt chương này, các ví dụ cho thấy các nhà quản lý và công ty của họ đang sử dụng máy tính như thế nào để đưa ra những quyết định tốt hơn trong một thế giới có tính cạnh tranh cao.
Hệ thống dữ liệu và thông tin (Data and Information Systems)
Hệ thống thông tin và máy tính hỗ trợ chúng là một phần quan trọng trong cuộc sống của chúng ta đến mức chúng ta gần như coi đó là điều hiển nhiên. Các phương pháp và thiết bị của hệ thống thông tin quản lý này cung cấp thông tin về tất cả các khía cạnh hoạt động của công ty, cung cấp cho các nhà quản lý thông tin họ cần để đưa ra quyết định. Chúng giúp các nhà quản lý phân loại và xác định chính xác các ý tưởng mang lại lợi ích đáng kể về hoạt động và chi phí.
Các doanh nghiệp thu thập rất nhiều dữ liệu—các thông tin thô, chưa được sắp xếp có thể di chuyển và lưu trữ—trong hoạt động hàng ngày của họ. Chỉ thông qua hệ thống CNTT được thiết kế tốt và sức mạnh của máy tính, người quản lý mới có thể xử lý những dữ liệu này thành thông tin có ý nghĩa và hữu ích, đồng thời sử dụng nó cho các mục đích cụ thể, chẳng hạn như đưa ra quyết định kinh doanh. Một dạng thông tin kinh doanh như vậy là cơ sở dữ liệu, một hệ thống lưu trữ điện tử thu thập và sắp xếp dữ liệu và thông tin. Sử dụng phần mềm được gọi là hệ thống quản lý cơ sở dữ liệu (DBMS), bạn có thể nhanh chóng và dễ dàng nhập, lưu trữ, sắp xếp, chọn và truy xuất dữ liệu trong cơ sở dữ liệu. Những dữ liệu này sau đó được chuyển thành thông tin để điều hành doanh nghiệp và thực hiện phân tích kinh doanh.
Cơ sở dữ liệu là cốt lõi của hệ thống thông tin kinh doanh. Ví dụ: cơ sở dữ liệu khách hàng chứa tên, địa chỉ, phương thức thanh toán, sản phẩm đã đặt hàng, giá cả, lịch sử đặt hàng và dữ liệu tương tự cung cấp thông tin cho nhiều bộ phận. Bộ phận tiếp thị có thể theo dõi các đơn đặt hàng mới và xác định sản phẩm nào đang bán chạy nhất; bán hàng có thể xác định khách hàng với số lượng lớn hoặc liên hệ với khách hàng về sản phẩm mới hoặc sản phẩm liên quan; người quản lý hoạt động sử dụng thông tin đặt hàng để lấy hàng tồn kho và lên lịch sản xuất các sản phẩm được đặt hàng; và tài chính sử dụng dữ liệu bán hàng để lập báo cáo tài chính. Ở phần sau của chương này, chúng ta sẽ thấy cách các công ty sử dụng cơ sở dữ liệu rất lớn được gọi là kho dữ liệu và siêu thị dữ liệu.
Các công ty đang phát hiện ra rằng họ không thể hoạt động tốt với một loạt hệ thống thông tin riêng biệt nhằm giải quyết các vấn đề cụ thể của từng bộ phận. Cần có nỗ lực của nhóm để tích hợp các hệ thống được mô tả và thu hút sự tham gia của nhân viên trong toàn công ty. Hệ thống hoạch định nguồn lực doanh nghiệp (ERP) toàn công ty tập hợp nguồn nhân lực, hoạt động và công nghệ đang trở thành một phần không thể thiếu trong chiến lược kinh doanh. Việc quản lý kiến thức tập thể có trong một tổ chức bằng cách sử dụng kho dữ liệu và các công cụ công nghệ khác cũng vậy. Các chuyên gia công nghệ đang học nhiều hơn về cách doanh nghiệp vận hành, còn các nhà quản lý doanh nghiệp đang học cách sử dụng công nghệ hệ thống thông tin một cách hiệu quả để tạo ra những cơ hội mới và đạt được mục tiêu của họ.