MN
Khám phá và trải nghiệm cá nhân
MN

Giáo Trình Giới Thiệu Về Kinh Doanh – Chương 10 – Phần 10.5: Kiểm soát Sản xuất và Vận hành

10.5 Production and Operations Control

Làm thế nào để các nhà quản lý hoạt động lên kế hoạch và kiểm soát sản xuất?

Mọi công ty cần phải có sẵn hệ thống để đảm bảo rằng hoạt động sản xuất và vận hành được thực hiện theo đúng kế hoạch và khắc phục các lỗi nếu không. Sự phối hợp giữa vật liệu, thiết bị và nguồn nhân lực để đạt được hiệu quả sản xuất và vận hành được gọi là kiểm soát sản xuất. Hai trong số các khía cạnh quan trọng của nó là định tuyến và lập kế hoạch.

Định tuyến: Tiếp theo ở đâu? (Routing: Where to Next?)

Định tuyến là bước đầu tiên trong kiểm soát sản xuất. Nó đặt ra một quy trình công việc, trình tự các máy móc và hoạt động mà qua đó sản phẩm hoặc dịch vụ tiến triển từ đầu đến cuối. Việc định tuyến phụ thuộc vào loại hàng hóa được sản xuất và cách bố trí cơ sở. Thủ tục định tuyến tốt sẽ tăng năng suất và cắt giảm chi phí không cần thiết.

Một công cụ hữu ích để định tuyến là lập bản đồ dòng giá trị, nhờ đó các nhà quản lý sản xuất “lập bản đồ” dòng chảy từ nhà cung cấp qua nhà máy đến khách hàng. Các biểu tượng đơn giản thể hiện các tài liệu và thông tin cần thiết tại các điểm khác nhau trong quy trình. Lập bản đồ dòng giá trị có thể giúp xác định những điểm tắc nghẽn có thể xảy ra trong quy trình sản xuất và là công cụ có giá trị để hình dung cách cải thiện lộ trình sản xuất.

Nhà sản xuất mái hiên Rader Awning & Upholstery đã sử dụng ánh xạ dòng giá trị để tự động hóa một số hoạt động của mình. Với sự hỗ trợ của Đối tác mở rộng sản xuất New Mexico (MEP), công ty đã đánh giá cách xử lý đơn đặt hàng từ bán hàng đến sản xuất trong hai ngày. Với việc triển khai các quy trình do MEP đề xuất, năng suất của mỗi nhân viên bán hàng được cải thiện 20%, sai sót trong sản xuất giảm 15% và việc sửa chữa lắp đặt giảm 25%.

Lập kế hoạch: Khi nào chúng ta làm điều đó? (Scheduling: When Do We Do It?)

Liên quan chặt chẽ đến định tuyến là lập kế hoạch. Lập kế hoạch bao gồm việc xác định và kiểm soát thời gian cần thiết cho từng bước trong quy trình sản xuất. Người quản lý hoạt động chuẩn bị thời gian biểu thể hiện trình tự sản xuất hiệu quả nhất và sau đó cố gắng đảm bảo rằng các vật liệu và lao động cần thiết được cung cấp đúng nơi, đúng thời điểm.

Lập kế hoạch là quan trọng đối với cả các công ty sản xuất và dịch vụ. Người quản lý sản xuất trong nhà máy lên lịch giao nguyên liệu, ca làm việc và quy trình sản xuất. Các công ty vận tải lên lịch trình cho tài xế, nhân viên, bảo trì và sửa chữa xe tải phù hợp với nhu cầu vận chuyển của khách hàng. Việc lập kế hoạch ở một trường đại học đòi hỏi phải quyết định khi nào nên cung cấp những khóa học nào, trong lớp học nào, với những người hướng dẫn nào. Bảo tàng phải lên kế hoạch triển lãm đặc biệt, vận chuyển các tác phẩm để trưng bày, tiếp thị các sản phẩm của mình và thực hiện các chương trình giáo dục cũng như các chuyến tham quan. Lập kế hoạch có thể từ đơn giản đến phức tạp. Cung cấp số điện thoại cho khách hàng đang chờ được phục vụ tại tiệm bánh và đặt lịch hẹn phỏng vấn với người xin việc là những ví dụ về lập lịch trình đơn giản. Các tổ chức phải sản xuất số lượng lớn sản phẩm, dịch vụ hoặc dịch vụ cho cơ sở khách hàng đa dạng sẽ phải đối mặt với các vấn đề lập kế hoạch phức tạp hơn.

Ba công cụ lập kế hoạch phổ biến được sử dụng cho các tình huống phức tạp là biểu đồ Gantt, phương pháp đường dẫn quan trọng và PERT.

Theo dõi tiến độ bằng biểu đồ Gantt (Tracking Progress with Gantt Charts)

Được đặt theo tên người sáng lập, Henry Gantt, biểu đồ Gantt là biểu đồ thanh được vẽ trên một dòng thời gian thể hiện mối quan hệ giữa sản xuất theo kế hoạch và thực tế.

Trong ví dụ ở Hình 10.9, phía bên trái của biểu đồ liệt kê các hoạt động cần thiết để hoàn thành công việc hoặc dự án. Cả thời gian dự kiến và thời gian thực tế cần thiết cho từng hoạt động đều được hiển thị để người quản lý có thể dễ dàng đánh giá tiến độ.

Biểu đồ Gantt hữu ích nhất khi chỉ có một số nhiệm vụ liên quan, khi thời gian thực hiện nhiệm vụ tương đối dài (ngày hoặc tuần thay vì hàng giờ) và khi lộ trình công việc ngắn và đơn giản. Một trong những thiếu sót lớn nhất của biểu đồ Gantt là chúng ở trạng thái tĩnh. Họ cũng không thể hiện được các nhiệm vụ có liên quan như thế nào. Tuy nhiên, những vấn đề này có thể được giải quyết bằng cách sử dụng hai kỹ thuật lập kế hoạch khác là phương pháp đường tới hạn và PERT.

Bức tranh lớn: Phương pháp đường tới hạn và PERT (The Big Picture: Critical Path Method and PERT)

Để kiểm soát các dự án lớn, người quản lý vận hành cần giám sát chặt chẽ các nguồn lực, chi phí, chất lượng và ngân sách. Họ cũng phải có khả năng nhìn thấy “bức tranh toàn cảnh”—mối quan hệ qua lại của nhiều nhiệm vụ khác nhau cần thiết để hoàn thành dự án. Cuối cùng, họ phải có khả năng điều chỉnh lại lịch trình và chuyển hướng nguồn lực một cách nhanh chóng nếu có bất kỳ nhiệm vụ nào bị chậm tiến độ. Phương pháp đường dẫn quan trọng (CPM) và kỹ thuật đánh giá và đánh giá chương trình (PERT) là các công cụ quản lý dự án có liên quan được phát triển vào những năm 1950 để giúp các nhà quản lý thực hiện được điều này.

Trong phương pháp đường dẫn quan trọng (CPM), người quản lý xác định tất cả các hoạt động cần thiết để hoàn thành dự án, mối quan hệ giữa các hoạt động này và thứ tự chúng cần được hoàn thành. Sau đó, người quản lý phát triển một sơ đồ sử dụng các mũi tên để chỉ ra các nhiệm vụ phụ thuộc lẫn nhau như thế nào. Con đường dài nhất thông qua các hoạt động liên kết này được gọi là con đường quan trọng. Nếu các nhiệm vụ trên đường găng không được hoàn thành đúng thời hạn, toàn bộ dự án sẽ bị chậm tiến độ.

Để hiểu rõ hơn cách thức hoạt động của CPM, hãy xem Phụ lục 10.10, minh họa sơ đồ CPM để xây dựng một ngôi nhà. Tất cả các nhiệm vụ cần thiết để hoàn thành ngôi nhà và thời gian ước tính cho mỗi nhiệm vụ đã được xác định. Các mũi tên chỉ ra mối liên kết giữa các bước khác nhau và trình tự cần thiết của chúng. Như bạn có thể thấy, hầu hết các công việc phải làm không thể bắt đầu cho đến khi phần móng và khung của ngôi nhà được hoàn thành. Sẽ mất năm ngày để hoàn thành phần móng và bảy ngày nữa để dựng khung nhà. Các hoạt động được liên kết bởi các mũi tên màu nâu tạo thành đường dẫn quan trọng cho dự án này. Nó cho chúng ta biết rằng thời gian nhanh nhất có thể để xây dựng một ngôi nhà là 38 ngày, tổng thời gian cần thiết cho tất cả các nhiệm vụ trên con đường quan trọng. Các công việc trên đường dẫn không quan trọng, những công việc được kết nối bằng mũi tên đen, có thể bị trì hoãn một chút hoặc được thực hiện sớm. Sự chậm trễ trong thời gian ngắn trong việc lắp đặt các thiết bị hoặc lợp mái sẽ không làm trì hoãn việc xây dựng ngôi nhà vì những hoạt động này không nằm trên đường tới hạn.

Hình 10.10 Mạng CPM để xây nhà (Ghi công: Copyright Rice University, OpenStax, theo giấy phép CC BY 4.0.)

Giống như CPM, kỹ thuật đánh giá và đánh giá chương trình (PERT) giúp người quản lý xác định các nhiệm vụ quan trọng và đánh giá mức độ ảnh hưởng của sự chậm trễ trong một số hoạt động nhất định đến hoạt động hoặc sản xuất. Trong cả hai phương pháp, người quản lý sử dụng sơ đồ để xem các hoạt động và sản xuất sẽ diễn ra như thế nào. PERT khác với CPM ở một khía cạnh quan trọng. CPM giả định rằng lượng thời gian cần thiết để hoàn thành một nhiệm vụ được biết chắc chắn; do đó, biểu đồ CPM chỉ hiển thị một con số cho thời gian cần thiết để hoàn thành mỗi hoạt động. Ngược lại, PERT chỉ định ba ước tính thời gian cho từng hoạt động: thời gian lạc quan để hoàn thành, thời gian có nhiều khả năng xảy ra nhất và thời gian bi quan. Những ước tính này cho phép các nhà quản lý lường trước sự chậm trễ và các vấn đề tiềm ẩn và lên kế hoạch phù hợp.

Nguồn:

https://openstax.org/books/introduction-business/pages/10-5-production-and-operations-control

Bản quyền:

OpenStax, Rice University

Dịch và biên tập Tiếng Việt:

Nguyễn Tuấn Minh