7.4 Authority—Establishing Organizational Relationships
Các công ty sử dụng công cụ gì để thiết lập mối quan hệ trong tổ chức của họ?
Khi các công ty chọn phương pháp phân chia bộ phận, họ phải thiết lập các mối quan hệ trong cơ cấu đó. Nói cách khác, công ty phải quyết định cần bao nhiêu cấp quản lý và ai sẽ báo cáo cho ai. Công ty cũng phải quyết định đầu tư bao nhiêu quyền kiểm soát vào mỗi người quản lý của mình và các quyết định sẽ được đưa ra và thực hiện ở đâu trong tổ chức.
Hệ thống phân cấp quản lý (Managerial Hierarchy)
Hệ thống phân cấp quản lý (còn gọi là kim tự tháp quản lý) được xác định bởi các cấp quản lý trong một tổ chức. Thông thường, cơ cấu quản lý có ba cấp: quản lý cấp trên, cấp trung và cấp giám sát. Trong hệ thống phân cấp quản lý, mỗi đơn vị tổ chức được kiểm soát và giám sát bởi người quản lý ở đơn vị cao hơn. Người có quyền lực chính thức nhất là người đứng đầu trong hệ thống phân cấp. Người quản lý càng cao thì họ càng có nhiều quyền lực. Do đó, lượng quyền lực sẽ giảm khi bạn di chuyển xuống kim tự tháp quản lý. Đồng thời, số lượng nhân viên tăng lên khi bạn di chuyển xuống cấp bậc thấp hơn.
Không phải tất cả các công ty ngày nay đều sử dụng cấu hình truyền thống này. Một công ty đã loại bỏ hoàn toàn hệ thống phân cấp là The Morning Star Company, nhà chế biến cà chua lớn nhất thế giới. Có trụ sở tại Woodland, California, công ty tuyển dụng 600 “đồng nghiệp” cố định và thêm 4.000 công nhân trong mùa thu hoạch. Người sáng lập và chủ sở hữu duy nhất Chris Rufer đã thành lập công ty và xây dựng tầm nhìn dựa trên triết lý tự quản lý, trong đó các chuyên gia bắt đầu giao tiếp và điều phối các hoạt động của họ với đồng nghiệp, khách hàng, nhà cung cấp và những người khác, đồng thời chịu trách nhiệm cá nhân trong việc giúp công ty đạt được thành tựu. mục tiêu của công ty.
Một tổ chức có hệ thống phân cấp được xác định rõ ràng sẽ có một chuỗi mệnh lệnh rõ ràng, là đường quyền hạn kéo dài từ cấp này sang cấp khác của tổ chức, từ trên xuống dưới và nêu rõ ai báo cáo cho ai. Chuỗi mệnh lệnh được thể hiện trong sơ đồ tổ chức và có thể được truy tìm từ Giám đốc điều hành cho đến các nhân viên sản xuất hàng hóa và dịch vụ. Dưới nguyên tắc thống nhất chỉ huy, mọi người chỉ báo cáo và nhận chỉ thị từ một ông chủ. Sự thống nhất chỉ huy đảm bảo rằng mọi người sẽ có người giám sát trực tiếp và sẽ không nhận lệnh từ nhiều người giám sát khác nhau. Sự thống nhất về mệnh lệnh và chuỗi mệnh lệnh mang lại cho mọi người trong tổ chức những định hướng rõ ràng và giúp điều phối mọi người thực hiện các công việc khác nhau.
Các tổ chức ma trận tự động vi phạm nguyên tắc thống nhất chỉ huy vì nhân viên báo cáo cho nhiều ông chủ, dù chỉ trong suốt thời gian của một dự án. Ví dụ, Unilever, công ty sản phẩm tiêu dùng sản xuất xà phòng Dove, kem Ben & Jerry, và sốt mayonnaise của Hellmann, từng có cấu trúc ma trận với một CEO ở Bắc Mỹ và một CEO khác ở Châu Âu. Nhưng nhân viên ở các bộ phận hoạt động ở cả hai địa điểm đều không chắc chắn về quyết định nào của CEO được ưu tiên hơn. Ngày nay, công ty sử dụng cơ cấu phân chia sản phẩm. Các công ty như Unilever có xu hướng từ bỏ cơ cấu ma trận vì các vấn đề liên quan đến mối quan hệ báo cáo không rõ ràng hoặc trùng lặp, nói cách khác là thiếu sự thống nhất trong chỉ huy.
Các cá nhân là một phần của chuỗi mệnh lệnh có quyền đối với những người khác trong tổ chức. Quyền lực là quyền lực hợp pháp, được tổ chức cấp và được nhân viên thừa nhận, cho phép một cá nhân yêu cầu hành động và mong đợi sự tuân thủ. Thực thi quyền lực có nghĩa là đưa ra các quyết định và đảm bảo rằng chúng được thực hiện. Hầu hết các nhà quản lý đều ủy quyền hoặc phân công một số quyền hạn và trách nhiệm cho những người khác ở cấp dưới họ trong chuỗi mệnh lệnh. Việc ủy quyền làm cho nhân viên phải chịu trách nhiệm trước người giám sát của họ. Trách nhiệm giải trình có nghĩa là chịu trách nhiệm về kết quả. Thông thường, quyền hạn và trách nhiệm sẽ đi xuống trong tổ chức khi các nhà quản lý phân công hoạt động và chia sẻ việc ra quyết định với cấp dưới của họ. Trách nhiệm giải trình được nâng lên trong tổ chức khi các nhà quản lý ở mỗi cấp cao hơn liên tiếp phải chịu trách nhiệm về hành động của cấp dưới.
Phạm vi kiểm soát (Span of Control)
Mỗi công ty phải quyết định cần bao nhiêu người quản lý ở mỗi cấp độ trong hệ thống phân cấp quản lý để giám sát hiệu quả công việc được thực hiện trong các đơn vị tổ chức. Phạm vi kiểm soát của người quản lý (đôi khi được gọi là phạm vi quản lý) là số lượng nhân viên mà người quản lý trực tiếp giám sát. Nó có thể thu hẹp với hai hoặc ba nhân viên hoặc rộng tới 50 nhân viên trở lên. Nói chung, phạm vi kiểm soát càng lớn thì tổ chức càng hiệu quả. Tuy nhiên, như Bảng 7.2 cho thấy, cả phạm vi kiểm soát hẹp và rộng đều có những lợi ích và hạn chế.
| Phạm vi kiểm soát hẹp và rộng | ||
|---|---|---|
| Ưu điểm | Nhược điểm | |
| Phạm vi kiểm soát hẹp |
|
|
| Phạm vi kiểm soát rộng rãi |
|
|
Bảng 7.2
Nếu hàng trăm nhân viên thực hiện cùng một công việc, một người giám sát có thể quản lý một số lượng rất lớn nhân viên. Đó có thể là trường hợp của một nhà máy may mặc, nơi hàng trăm người vận hành máy may làm việc với những mẫu giống hệt nhau. Nhưng nếu nhân viên thực hiện những nhiệm vụ phức tạp và khác nhau, người quản lý chỉ có thể giám sát một cách hiệu quả một số lượng nhỏ hơn nhiều. Ví dụ: người giám sát trong lĩnh vực nghiên cứu và phát triển của một công ty dược phẩm có thể chỉ giám sát một số nhà hóa học nghiên cứu do tính chất công việc rất phức tạp của họ.