8.1 Achieving High Performance through Human Resources Management
Quy trình quản lý nguồn nhân lực là gì và nhu cầu nguồn nhân lực được xác định như thế nào?
Quản lý nguồn nhân lực (HR) là quá trình tuyển dụng, phát triển, tạo động lực và đánh giá nhân viên để đạt được mục tiêu của tổ chức. Các mục tiêu và chiến lược của mô hình kinh doanh của công ty là cơ sở để đưa ra các quyết định quản lý nguồn nhân lực. Các hệ thống và thực tiễn nhân sự bao gồm hệ thống hỗ trợ quyết định nguồn nhân lực của công ty nhằm biến nhân viên trở thành nhân tố chính để đạt được lợi thế cạnh tranh. Để đạt được mục đích này, quy trình quản lý nhân sự bao gồm các hoạt động theo trình tự sau:
- Phân tích và thiết kế công việc
- Lập kế hoạch và dự báo nguồn nhân lực
- Tuyển dụng nhân viên
- Lựa chọn nhân viên
- Đào tạo và phát triển
- Lập kế hoạch và đánh giá hiệu suất
- Đền bù vật chất và phúc lợi
Quy trình quản lý nguồn nhân lực được trình bày trong Hình 8.3 khuyến khích sự phát triển của những nhân viên có hiệu suất cao. Quá trình này diễn ra tuần tự vì nhân viên không thể được đào tạo và trả lương cho đến khi được lựa chọn và bố trí vào các công việc, sau đó là tuyển dụng, trước đó là lập kế hoạch nguồn nhân lực, phân tích và thiết kế công việc. Các hoạt động nhân sự tốt được sử dụng theo trình tự này sẽ thúc đẩy cải thiện hiệu suất, phát triển kiến thức và kỹ năng cũng như những nhân viên trung thành mong muốn ở lại với tổ chức.
Lập kế hoạch nhân sự và phân tích và thiết kế công việc (HR Planning and Job Analysis and Design)
Hai khía cạnh quan trọng và có phần song song của quá trình quản lý nguồn nhân lực là xác định nhu cầu nhân viên của công ty và các công việc cần tuyển. Khi Alcon Labs được Cục Quản lý Thực phẩm và Dược phẩm chấp thuận bán dung dịch khử trùng kính áp tròng mới trong dòng sản phẩm Opti-Free của mình, họ phải xác định xem có cần thêm đại diện bán hàng hay không và liệu các vị trí bán hàng mới có yêu cầu về kiến thức và kỹ năng khác nhau hay không. được thành lập. Lập kế hoạch nguồn nhân lực tại Alcon có nghĩa là có đúng số lượng người, được đào tạo phù hợp, đúng công việc để đáp ứng mục tiêu bán hàng cho sản phẩm mới. Khi nhu cầu về đại diện bán hàng được xác định, các chuyên gia nhân sự sẽ đánh giá kỹ năng của nhân viên hiện tại của công ty để xem liệu những người mới có cần phải được thuê hay những người hiện tại có thể được đào tạo hay không. Xem Phụ lục 8.3 để trình bày về quy trình quản lý nguồn nhân lực.
Các nhà hoạch định nguồn nhân lực phải biết những kỹ năng mà các công việc khác nhau yêu cầu. Thông tin về một công việc cụ thể thường bắt đầu bằng việc phân tích công việc, đó là nghiên cứu về các nhiệm vụ cần thiết để thực hiện tốt công việc. Thông tin này được sử dụng để xác định các kỹ năng, kiến thức và khả năng cần thiết cho công việc. Khi Hubert Joly bắt đầu làm Giám đốc điều hành tại Best Buy, nhà bán lẻ này đang phải đối mặt với áp lực tài chính nghiêm trọng. Mối đe dọa cạnh tranh trực tuyến từ Amazon là có thật. Joly cũng đang phải đối mặt với vấn đề nhân sự với tỷ lệ luân chuyển công việc cao. Anh và nhóm của mình đã lập kế hoạch duy trì và đề cao nhân viên như năng lực cốt lõi giúp tạo nên sự khác biệt giữa Best Buy với các nhà bán lẻ trực tuyến.2 Ngoài ra, trách nhiệm chính của nhân sự là kiểm tra công việc để thực hiện bất kỳ thay đổi nào về nhiệm vụ và trách nhiệm công việc. Nhiệm vụ và trách nhiệm của công việc được liệt kê trong bản mô tả công việc. Các kỹ năng, kiến thức và khả năng mà một người phải có để thực hiện một công việc được nêu rõ trong bản mô tả công việc. Hai tài liệu này giúp các nhà hoạch định nguồn nhân lực tìm được đúng người cho những công việc cụ thể. Mô tả công việc và thông số kỹ thuật mẫu được trình bày trong Bảng 8.1.
Lập kế hoạch và dự báo nhân sự (HR Planning and Forecasting)
Dự báo nhu cầu nhân sự của tổ chức, được gọi là dự báo nhu cầu nhân sự, là một khía cạnh thiết yếu của kế hoạch nhân sự. Quá trình này bao gồm hai dự báo: (1) xác định số lượng người cần thiết vào một thời điểm nào đó trong tương lai (ví dụ trong một năm) và (2) ước tính số lượng người hiện đang được tổ chức tuyển dụng và sẽ sẵn sàng đảm nhận các công việc khác nhau tại một thời điểm nào đó trong tương lai; đây là dự báo nguồn cung nội bộ.
| Mô tả công việc và đặc điểm kỹ thuật | |
|---|---|
| Vị trí: Nhà tuyển dụng đại học Báo cáo cho: Phó chủ tịch nhân sự | Vị trí: Văn phòng công ty Phân loại nguồn lực: Được trả lương/Miễn trừ |
| Tóm tắt công việc: | |
| Thành viên nhóm nhân sự của công ty. Tương tác với các nhà quản lý và trưởng bộ phận để xác định nhu cầu tuyển dụng cho sinh viên tốt nghiệp đại học. Thăm 20 đến 30 trường cao đẳng và đại học mỗi năm để tiến hành phỏng vấn sơ bộ sinh viên tốt nghiệp ở tất cả các ngành học. Sau các cuộc phỏng vấn đầu tiên, làm việc với các chuyên gia nhân sự của công ty để xác định những người sẽ được phỏng vấn lần thứ hai. Đưa ra khuyến nghị cho người quản lý tuyển dụng về những ứng viên có trình độ tốt nhất. | |
| Nhiệm vụ và trách nhiệm công việc: | |
| Thời gian sử dụng ước tính và tầm quan trọng: | |
| 15% | Làm việc với các nhà quản lý và trưởng bộ phận, xác định nhu cầu tuyển dụng của trường đại học. |
| 10% | Xác định các trường cao đẳng và đại học có chương trình cấp bằng phù hợp với nhu cầu tuyển dụng. |
| 15% | Thực hiện các hoạt động quan hệ đại học với nhiều trường cao đẳng và đại học. |
| 25% | Thăm các trường để thực hiện các cuộc phỏng vấn với sinh viên năm cuối sắp tốt nghiệp. |
| 15% | Phát triển hồ sơ ứng viên và thực hiện đánh giá ứng viên ban đầu. |
| 10% | Hỗ trợ các chuyên gia nhân sự và quản lý trực tiếp trong việc xác định ai sẽ lên lịch phỏng vấn lần thứ hai. |
| 5% | Chuẩn bị báo cáo tuyển dụng đại học hàng năm bao gồm thông tin và dữ liệu về các trường, số lượng được phỏng vấn, số lượng được tuyển dụng và thông tin liên quan. |
| 5% | Tham gia theo dõi những sinh viên tốt nghiệp đại học được thuê để hỗ trợ xác định các trường cung cấp nhân viên xuất sắc nhất. |
| Đặc điểm công việc (Trình độ chuyên môn): | |
| Bằng cử nhân về quản lý nguồn nhân lực hoặc lĩnh vực liên quan. Tối thiểu hai năm kinh nghiệm làm việc ở bộ phận nhân sự hoặc bộ phận tuyển dụng sinh viên tốt nghiệp đại học hàng năm. Khả năng làm việc trong môi trường nhóm, đặc biệt là với các quản lý trực tiếp và trưởng bộ phận. Kỹ năng giao tiếp bằng lời nói và văn bản rất hiệu quả. Tương đối thành thạo môi trường máy tính Excel, Word và Windows và quen thuộc với phần mềm PeopleSoft. | |
Bảng 8.1
Quy trình Lập kế hoạch thăng tiến tại Best Buy liên quan đến việc giảm doanh thu xảy ra ở hầu hết các môi trường bán lẻ. Công ty đã đạt được vị trí thứ hai, chỉ sau Costco và nhiệm kỳ của các tổng giám đốc tại một cửa hàng trung bình là 5 năm. Hiệu suất của các nhà quản lý tại Best Buy được xem xét để xác định những người có thể lấp chỗ trống và được thăng chức, một quá trình được gọi là lập kế hoạch kế nhiệm.
Ví dụ: nếu Best Buy tạm thời thiếu hụt các chuyên gia bán hàng, vào mùa mua sắm nghỉ lễ, họ có thể thuê một nhà thầu có kinh nghiệm hoặc người điều hành tạm thời làm công nhân tạm thời hoặc ngẫu nhiên, một người muốn làm việc nhưng không lâu dài, liên tục. Hình 8.4 tóm tắt quá trình lập kế hoạch và dự báo nhu cầu nhân sự của một tổ chức.