7.1 Building Organizational Structures
Các hình thức cơ cấu tổ chức truyền thống là gì?
Các chức năng chính mà nhà quản lý thực hiện bao gồm lập kế hoạch, tổ chức, lãnh đạo và kiểm tra. Mô-đun này tập trung đặc biệt vào chức năng tổ chức. Tổ chức bao gồm việc điều phối và phân bổ các nguồn lực của công ty để công ty có thể thực hiện các kế hoạch và đạt được mục tiêu của mình. Quá trình tổ chức hoặc cơ cấu này được thực hiện bằng cách:
- Xác định hoạt động công việc và phân công nhiệm vụ (phân công lao động)
- Phân nhóm công việc và nhân viên (phân chia bộ phận)
- Phân công quyền hạn và trách nhiệm (ủy thác)
Kết quả của quá trình tổ chức là một cơ cấu chính thức bên trong một tổ chức. Tổ chức là trật tự và thiết kế của các mối quan hệ trong một công ty hoặc hãng. Nó bao gồm hai hoặc nhiều người làm việc cùng nhau với một mục tiêu chung và mục đích rõ ràng. Các tổ chức chính thức cũng có các đường quyền hạn, kênh thông tin và phương tiện kiểm soát được xác định rõ ràng. Các nguồn lực con người, vật chất, tài chính và thông tin được kết nối có chủ ý để hình thành nên tổ chức kinh doanh. Một số mối quan hệ có tính lâu dài, chẳng hạn như mối liên kết giữa những người trong bộ phận tài chính hoặc tiếp thị. Những vấn đề khác có thể được thay đổi bất kỳ lúc nào – ví dụ như khi một ủy ban được thành lập để nghiên cứu một vấn đề.
Mọi tổ chức đều có một số loại cấu trúc cơ bản. Thông thường, các tổ chức xây dựng khuôn khổ của họ dựa trên các phương pháp tiếp cận truyền thống, hiện đại hoặc dựa trên nhóm. Cấu trúc truyền thống cứng nhắc hơn và phân nhóm nhân viên theo chức năng, sản phẩm, quy trình, khách hàng hoặc khu vực. Các cấu trúc hiện đại và dựa trên nhóm linh hoạt hơn và tập hợp nhân viên để đáp ứng nhanh chóng với môi trường kinh doanh năng động. Bất kể khuôn khổ cơ cấu mà công ty lựa chọn để thực hiện, trước tiên tất cả các nhà quản lý phải xem xét loại công việc nào cần được thực hiện trong công ty.
Phân công lao động (Division of Labor)
Quá trình phân chia công việc thành những công việc riêng biệt và phân công nhiệm vụ cho người lao động được gọi là phân công lao động. Ví dụ, trong một nhà hàng thức ăn nhanh, một số nhân viên nhận hoặc thực hiện đơn đặt hàng, những người khác chuẩn bị thức ăn, một số ít lau chùi và bảo trì thiết bị, và ít nhất một người giám sát tất cả những người khác. Trong một nhà máy lắp ráp ô tô, một số công nhân lắp đặt gương chiếu hậu, trong khi những người khác lắp cản trên giá đỡ cản. Mức độ mà các nhiệm vụ được chia thành các công việc nhỏ hơn được gọi là chuyên môn hóa. Những nhân viên làm những công việc có tính chuyên môn cao, chẳng hạn như công nhân trong dây chuyền lắp ráp, thực hiện một số lượng hạn chế và nhiều nhiệm vụ khác nhau. Những nhân viên trở thành chuyên gia trong một nhiệm vụ hoặc một số ít nhiệm vụ sẽ phát triển kỹ năng tốt hơn khi thực hiện công việc cụ thể đó. Điều này có thể dẫn đến hiệu quả và tính nhất quán cao hơn trong sản xuất và các hoạt động công việc khác. Tuy nhiên, mức độ chuyên môn hóa cao cũng có thể khiến nhân viên không hứng thú hoặc chán nản do thiếu sự đa dạng và thách thức.
Cấu trúc truyền thống (Traditional Structures)
Sau khi công ty phân chia công việc cần thực hiện thành các công việc cụ thể, các nhà quản lý sẽ nhóm các công việc lại với nhau để có thể phối hợp các nhiệm vụ và hoạt động tương tự hoặc liên quan. Việc nhóm người, nhiệm vụ và nguồn lực vào các đơn vị tổ chức này được gọi là phân chia phòng ban. Nó tạo điều kiện thuận lợi cho quá trình lập kế hoạch, lãnh đạo và kiểm soát.
Sơ đồ tổ chức là sự trình bày trực quan về mối quan hệ có cấu trúc giữa các nhiệm vụ và những người được giao quyền thực hiện các nhiệm vụ đó. Trong sơ đồ tổ chức ở Hình 7.4, mỗi hình tượng trưng cho một công việc và mỗi công việc bao gồm một số nhiệm vụ. Ví dụ, người quản lý bán hàng phải thuê nhân viên bán hàng, thiết lập lãnh thổ bán hàng, động viên và đào tạo nhân viên bán hàng cũng như kiểm soát hoạt động bán hàng. Biểu đồ cũng chỉ ra loại công việc chung được thực hiện ở từng vị trí. Như Hình 7.5 cho thấy, năm kiểu phân cấp cơ bản thường được sử dụng trong các tổ chức:
Phân chia theo chức năng (Functional departmentalization), dựa trên các chức năng chính được thực hiện trong một đơn vị tổ chức (tiếp thị, tài chính, sản xuất, bán hàng, v.v.). Ethan Allen Interiors, một nhà sản xuất đồ nội thất gia đình tích hợp theo chiều dọc, tiếp tục phân chia thành công theo chức năng, bao gồm bán lẻ, sản xuất và tìm nguồn cung ứng, thiết kế sản phẩm, hậu cần và vận hành, bao gồm các biện pháp kiểm soát tài chính chặt chẽ.
Phân chia sản phẩm dựa trên hàng hóa hoặc dịch vụ do đơn vị tổ chức sản xuất hoặc bán (chẳng hạn như dịch vụ cấp cứu/ngoại trú, nhi khoa, tim mạch và chỉnh hình). Ví dụ, ITT là nhà sản xuất đa dạng hàng đầu về các linh kiện kỹ thuật cao và giải pháp công nghệ tùy chỉnh cho thị trường vận tải, công nghiệp và dầu khí. Công ty được tổ chức thành bốn bộ phận sản phẩm: Quy trình công nghiệp (máy bơm, van và thiết bị xử lý nước thải), Công nghệ điều khiển (sản phẩm điều khiển chuyển động và cách ly rung), Công nghệ chuyển động (bộ giảm xóc, má phanh và vật liệu ma sát) và Giải pháp kết nối (đầu nối cho nhiều thị trường khác nhau).
Phân chia quy trình, dựa trên quy trình sản xuất được đơn vị tổ chức sử dụng (chẳng hạn như cắt và xử lý gỗ, hoàn thiện đồ nội thất và vận chuyển). Ví dụ, tổ chức của Gazprom Neft, một công ty dầu mỏ của Nga, phản ánh các hoạt động mà công ty cần thực hiện để khai thác dầu từ lòng đất và biến nó thành sản phẩm cuối cùng: thăm dò và nghiên cứu, sản xuất (khoan), lọc dầu, tiếp thị và distribution.
Pixar, công ty sản xuất phim hoạt hình hiện là một phần của Disney, được chia thành ba nhóm hoạt động song song nhưng dựa trên quy trình tương tác: phát triển công nghệ, cung cấp các công cụ đồ họa máy tính; phát triển sáng tạo, tạo ra các câu chuyện, nhân vật và làm sinh động chúng; và sản xuất, điều phối quá trình làm phim.
Phân chia khách hàng dựa trên loại khách hàng chính mà đơn vị tổ chức phục vụ (chẳng hạn như người mua bán buôn hoặc bán lẻ). Tập đoàn Dịch vụ Tài chính PNC cung cấp nhiều loại dịch vụ cho tất cả khách hàng của mình và được cấu trúc theo loại người tiêu dùng mà tập đoàn phục vụ: ngân hàng bán lẻ cho người tiêu dùng; nhóm quản lý tài sản, tập trung cụ thể vào các cá nhân cũng như các tập đoàn, đoàn thể, chính quyền đô thị và những người khác; và ngân hàng doanh nghiệp và tổ chức cho các công ty có thị trường trung bình trên toàn quốc.
Đạo đức trong thực hành
Panera’s Menu Comes Clean
Việc thực hiện một thay đổi chiến lược đối với triết lý tổng thể của công ty và cách thức kinh doanh của công ty sẽ ảnh hưởng đến mọi bộ phận của cơ cấu tổ chức. Và khi sự thay đổi đó liên quan đến tính bền vững và “thực phẩm sạch”, Công ty Bánh mì Panera đã chấp nhận thử thách này hơn một thập kỷ trước và hiện có thực đơn không chứa chất bảo quản, chất làm ngọt, màu sắc và hương vị nhân tạo.
Vào năm 2015, Ron Shaich, người sáng lập và Giám đốc điều hành công ty, đã công bố danh sách gần 100 thành phần “không-không” của Panera mà ông tuyên bố sẽ loại bỏ hoặc không bao giờ sử dụng lại trong các món trong thực đơn. Hai năm sau, công ty thông báo rằng thực đơn của họ “sạch 100%”, nhưng quá trình này không hề dễ dàng.
Panera đã sử dụng hàng nghìn giờ lao động để xem xét 450 thành phần được sử dụng trong các món trong thực đơn, cuối cùng đã cải tiến hơn 120 thành phần trong số đó để loại bỏ các thành phần nhân tạo. Sau khi nhóm xác định được các thành phần không “sạch”, họ đã làm việc với 300 nhà cung cấp của công ty—và trong một số trường hợp là nhà cung cấp của nhà cung cấp—để cải tiến công thức một thành phần khiến nó không có chất bảo quản.
Ví dụ, công thức món súp cheddar bông cải xanh nổi tiếng của công ty đã phải sửa đổi 60 lần để loại bỏ các thành phần nhân tạo mà không làm mất đi hương vị và kết cấu của món súp. Theo Shaich, phương pháp thử và sai là tìm ra sự cân bằng phù hợp giữa sữa, kem và chất nhũ hóa, như mù tạt Dijon, để thay thế natri photphat (một mặt hàng không được phép) trong khi vẫn giữ được kết cấu dạng kem của súp. Panera cũng tạo ra một loại pho mát cheddar mới để sử dụng trong món súp và sử dụng mù tạt Dijon có chứa giấm không bảo quản để thay thế cho natri photphat bị cấm.
Sara Burnett, giám đốc chính sách thực phẩm và sức khỏe của Panera, tin rằng trách nhiệm của công ty không chỉ dừng lại ở việc phục vụ khách hàng của mình. Cô tin rằng Panera có thể tạo ra sự khác biệt bằng cách sử dụng tiếng nói và sức mua của mình để có tác động tích cực đến hệ thống thực phẩm tổng thể. Ngoài ra, nỗ lực hết mình của công ty nhằm loại bỏ các thành phần nhân tạo khỏi các món trong thực đơn cũng giúp công ty xem xét kỹ hơn chuỗi cung ứng của mình và các quy trình khác mà Panera có thể đơn giản hóa bằng cách sử dụng các nguyên liệu tốt hơn.
Panera vẫn chưa hài lòng với cam kết về thực phẩm sạch. Chuỗi thực phẩm này gần đây đã công bố mục tiêu cung cấp 100% trứng không lồng cho tất cả các quán cà phê bánh Panera ở Hoa Kỳ vào năm 2020.
Phân chia theo địa lý, dựa trên sự phân chia theo địa lý của các đơn vị tổ chức (chẳng hạn như tiếp thị ở Hoa Kỳ và Canada, tiếp thị ở Châu Âu và tiếp thị ở Mỹ Latinh).
Mọi người được phân công vào một đơn vị tổ chức cụ thể vì họ thực hiện các nhiệm vụ tương tự hoặc có liên quan hoặc vì họ cùng chịu trách nhiệm về một sản phẩm, khách hàng hoặc thị trường. Các quyết định về cách phân chia bộ phận ảnh hưởng đến cách quản lý phân công quyền hạn, phân bổ nguồn lực, khen thưởng hiệu quả hoạt động và thiết lập các đường dây liên lạc. Nhiều tổ chức lớn sử dụng một số hình thức phân chia bộ phận.
Ví dụ, Procter & Gamble (P&G), công ty sản xuất sản phẩm tiêu dùng trị giá hàng tỷ đô la, tích hợp bốn loại hình phân chia bộ phận khác nhau mà công ty gọi là “bốn trụ cột”. Đầu tiên, các Đơn vị Kinh doanh Toàn cầu (GBU) phân chia công ty theo các sản phẩm (chăm sóc em bé, phụ nữ và gia đình; làm đẹp; chăm sóc vải và đồ gia dụng; sức khỏe và chải chuốt). Sau đó, P&G sử dụng cách tiếp cận theo địa lý, tạo ra các đơn vị kinh doanh để tiếp thị sản phẩm của mình trên khắp thế giới. Có các nhóm Bán hàng và Điều hành Thị trường (SMO) dành cho Bắc Mỹ; Mỹ La-tinh; Châu Âu; Châu á Thái Bình Dương; Trung Quốc Đại lục; và Ấn Độ, Trung Đông và Châu Phi.
Trụ cột thứ ba của P&G là bộ phận Dịch vụ Kinh doanh Toàn cầu (GBS), cũng sử dụng phương pháp phân chia theo địa lý. GBS cung cấp các quy trình công nghệ và công cụ dữ liệu tiêu chuẩn để cho phép GBU và SMO hiểu rõ hơn về hoạt động kinh doanh cũng như phục vụ người tiêu dùng và khách hàng tốt hơn. Nó hỗ trợ các đơn vị kinh doanh của P&G trong các lĩnh vực như báo cáo tài chính và kế toán, công nghệ thông tin, mua hàng, quản lý tiền lương và phúc lợi cũng như quản lý cơ sở vật chất. Cuối cùng, các bộ phận của trụ cột Chức năng Công ty cung cấp mạng lưới an toàn cho tất cả các trụ cột khác. Các bộ phận này bao gồm các chuyên ngành chức năng như phát triển kinh doanh khách hàng; quan hệ đối ngoại; nguồn nhân lực; kiến thức pháp luật, tiếp thị, người tiêu dùng và thị trường; nghiên cứu và phát triển; và dịch vụ tại nơi làm việc.
Tổ chức tuyến và nhân viên
Tổ chức tuyến được thiết kế với các tuyến quyền hạn và thông tin liên lạc trực tiếp, rõ ràng từ các nhà quản lý cấp cao trở xuống. Người quản lý có quyền kiểm soát trực tiếp mọi hoạt động, bao gồm cả nhiệm vụ hành chính. Sơ đồ tổ chức cho loại cơ cấu này sẽ cho thấy tất cả các vị trí trong công ty được kết nối trực tiếp thông qua một đường tưởng tượng kéo dài từ vị trí cao nhất trong tổ chức đến vị trí thấp nhất (nơi diễn ra hoạt động sản xuất hàng hóa và dịch vụ). Cơ cấu này, với thiết kế đơn giản và khả năng kiểm soát quản lý rộng rãi, thường rất phù hợp với các doanh nghiệp nhỏ, có tinh thần khởi nghiệp.
Khi một tổ chức phát triển và trở nên phức tạp hơn, tổ chức tuyến có thể được nâng cao bằng cách bổ sung thêm các vị trí nhân viên vào thiết kế. Các vị trí nhân viên cung cấp các dịch vụ tư vấn và hỗ trợ chuyên biệt cho các nhà quản lý tuyến trong tổ chức tuyến và nhân viên, được trình bày trong Phụ lục 7.6.
Trong hoạt động hàng ngày, các cá nhân ở vị trí dây chuyền trực tiếp tham gia vào các quy trình được sử dụng để tạo ra hàng hóa và dịch vụ. Các cá nhân ở vị trí nhân viên cung cấp các dịch vụ hành chính và hỗ trợ mà nhân viên trực tuyến cần để đạt được mục tiêu của công ty. Các vị trí trực tiếp trong các tổ chức thường thuộc các lĩnh vực như sản xuất, tiếp thị và tài chính. Vị trí nhân viên được tìm thấy trong các lĩnh vực như tư vấn pháp lý, tư vấn quản lý, quan hệ công chúng và quản lý nguồn nhân lực.
Nguồn:
https://openstax.org/books/introduction-business/pages/7-1-building-organizational-structures