6.5 Controlling
Tổ chức kiểm soát các hoạt động như thế nào?
Chức năng quan trọng thứ tư mà người quản lý thực hiện là kiểm soát (controlling). Kiểm soát là quá trình đánh giá tiến độ của tổ chức trong việc hoàn thành các mục tiêu của mình. Nó bao gồm việc giám sát việc thực hiện kế hoạch và điều chỉnh những sai lệch so với kế hoạch đó. Như Hình 6.6 cho thấy, việc kiểm soát có thể được hình dung như một quá trình mang tính chu kỳ gồm năm giai đoạn:
Tiêu chuẩn thực hiện là mức độ thực hiện mà công ty mong muốn đạt được. Những mục tiêu này dựa trên các kế hoạch chiến lược, chiến thuật và hoạt động của nó. Các tiêu chuẩn thực hiện hiệu quả nhất nêu rõ mục tiêu hành vi có thể đo lường được và có thể đạt được trong một khung thời gian xác định. Ví dụ: mục tiêu hoạt động của bộ phận bán hàng của một công ty có thể được nêu là “tổng doanh thu 200.000 USD trong tháng 1”. Mỗi nhân viên trong bộ phận đó cũng sẽ có một mục tiêu hiệu suất cụ thể. Hiệu suất thực tế của công ty, bộ phận hoặc cá nhân có thể được đo lường dựa trên các tiêu chuẩn hiệu suất mong muốn để xem liệu có tồn tại khoảng cách giữa mức hiệu suất mong muốn và mức hiệu suất thực tế hay không. Nếu tồn tại khoảng cách về hiệu quả hoạt động thì phải xác định nguyên nhân và thực hiện hành động khắc phục.
Phản hồi là cần thiết cho quá trình kiểm soát. Hầu hết các công ty đều có hệ thống báo cáo xác định những lĩnh vực mà các tiêu chuẩn thực hiện không được đáp ứng. Hệ thống phản hồi giúp người quản lý phát hiện vấn đề trước khi chúng vượt quá tầm kiểm soát. Nếu có vấn đề tồn tại, người quản lý sẽ có biện pháp khắc phục. Toyota sử dụng hệ thống điều khiển đơn giản nhưng hiệu quả trên dây chuyền lắp ráp ô tô của mình. Mỗi công nhân đóng vai trò là khách hàng của quy trình ngay trước quy trình của mình. Mỗi công nhân được trao quyền đóng vai trò là thanh tra viên kiểm soát chất lượng. Nếu một bộ phận bị lỗi hoặc không được lắp đặt đúng cách, công nhân tiếp theo sẽ không nhận nó. Bất kỳ công nhân nào cũng có thể cảnh báo người giám sát về một vấn đề bằng cách giật dây để bật đèn cảnh báo (tức là phản hồi). Nếu sự cố không được khắc phục, công nhân có thể dừng toàn bộ dây chuyền lắp ráp.
Tại sao kiểm soát lại là một phần quan trọng trong công việc của người quản lý? Đầu tiên, nó giúp nhà quản lý xác định được sự thành công của ba chức năng còn lại: lập kế hoạch, tổ chức và lãnh đạo. Thứ hai, hệ thống kiểm soát hướng hành vi của nhân viên tới việc đạt được mục tiêu của tổ chức. Thứ ba, hệ thống kiểm soát cung cấp phương tiện điều phối hoạt động của nhân viên và tích hợp các nguồn lực trong toàn tổ chức.
Nguồn:
https://openstax.org/books/introduction-business/pages/6-5-controlling