16.2 How Organizations Use Funds
Một công ty thực hiện những loại chi tiêu ngắn hạn và dài hạn nào?
Để phát triển và thịnh vượng, một công ty phải tiếp tục đầu tư tiền vào hoạt động của mình. Người quản lý tài chính quyết định cách sử dụng tiền của công ty tốt nhất. Chi phí ngắn hạn hỗ trợ các hoạt động hàng ngày của công ty. Ví dụ, nhà sản xuất quần áo thể thao Nike thường xuyên chi tiền để mua nguyên liệu thô như da và vải và trả lương cho nhân viên. Chi phí dài hạn thường dành cho tài sản cố định. Đối với Nike, những khoản này sẽ bao gồm chi phí để xây dựng một nhà máy mới, mua thiết bị sản xuất tự động hoặc mua lại một nhà sản xuất quần áo thể thao nhỏ.
Chi phí ngắn hạn (Short-Term Expenses)
Chi phí ngắn hạn, thường được gọi là chi phí hoạt động, là khoản chi được sử dụng để hỗ trợ các hoạt động sản xuất và bán hàng hiện tại. Chúng thường tạo ra tài sản lưu động, bao gồm tiền mặt và bất kỳ tài sản nào khác (các khoản phải thu và hàng tồn kho) có thể chuyển đổi thành tiền mặt trong vòng một năm. Mục tiêu của người quản lý tài chính là quản lý tài sản ngắn hạn để công ty có đủ tiền mặt để thanh toán các hóa đơn và hỗ trợ các khoản phải thu và hàng tồn kho.
Quản lý tiền mặt: Đảm bảo thanh khoản (Cash Management: Assuring Liquidity)
Tiền mặt là huyết mạch của kinh doanh. Không có nó, một công ty không thể hoạt động được. Nhiệm vụ quan trọng của người quản lý tài chính là quản lý tiền mặt hoặc đảm bảo có đủ tiền mặt để thanh toán các hóa đơn khi đến hạn và đáp ứng các chi phí bất ngờ.
Các doanh nghiệp ước tính nhu cầu tiền mặt của họ trong một khoảng thời gian cụ thể. Nhiều công ty giữ số dư tiền mặt tối thiểu để trang trải các chi phí bất ngờ hoặc những thay đổi trong dòng tiền dự kiến. Người quản lý tài chính thu xếp các khoản vay để bù đắp mọi thiếu hụt. Nếu quy mô và thời gian của dòng tiền vào gần khớp với quy mô và thời gian của dòng tiền ra thì công ty chỉ cần giữ một lượng tiền mặt nhỏ trong tay. Một công ty có doanh thu và doanh thu khá dễ đoán và đều đặn trong năm sẽ cần ít tiền mặt hơn một công ty có mô hình bán hàng và thu nhập theo mùa. Ví dụ, một công ty đồ chơi có doanh số bán hàng tập trung vào mùa thu sẽ chi rất nhiều tiền mặt trong suốt mùa xuân và mùa hè để tích trữ hàng tồn kho. Nó có lượng tiền mặt dư thừa trong mùa đông và đầu mùa xuân, khi nó thu tiền bán hàng từ mùa bán hàng cao điểm.
Bởi vì tiền mặt được giữ trong tài khoản séc kiếm được rất ít tiền lãi, nếu có, người quản lý tài chính cố gắng giữ số dư tiền mặt ở mức thấp và đầu tư số tiền dư thừa. Thặng dư được đầu tư tạm thời vào chứng khoán thị trường, đầu tư ngắn hạn dễ dàng chuyển đổi thành tiền mặt. Người quản lý tài chính tìm kiếm các khoản đầu tư có rủi ro thấp nhưng mang lại lợi nhuận cao. Ba trong số các chứng khoán có thể bán được phổ biến nhất là tín phiếu kho bạc, chứng chỉ tiền gửi và thương phiếu. (Thương phiếu là khoản nợ ngắn hạn không có bảo đảm—một IOU—được phát hành bởi một tập đoàn mạnh về tài chính.) Các nhà quản lý tài chính ngày nay có các công cụ mới để giúp họ tìm được những khoản đầu tư ngắn hạn tốt nhất, chẳng hạn như các nền tảng giao dịch trực tuyến giúp tiết kiệm thời gian và cung cấp quyền truy cập vào nhiều loại hình đầu tư hơn. Những điều này đặc biệt hữu ích cho các công ty nhỏ hơn không có đội ngũ nhân viên tài chính lớn.
Các công ty có hoạt động ở nước ngoài phải đối mặt với những thách thức quản lý tiền mặt thậm chí còn lớn hơn. Về mặt lý thuyết, việc phát triển hệ thống quản lý tiền mặt quốc tế nghe có vẻ đơn giản nhưng trên thực tế, nó cực kỳ phức tạp. Ngoài việc xử lý nhiều loại ngoại tệ, thủ quỹ phải hiểu và tuân thủ các thông lệ ngân hàng cũng như các yêu cầu pháp lý và thuế ở mỗi quốc gia. Các quy định có thể cản trở khả năng di chuyển vốn tự do qua biên giới của họ. Ngoài ra, việc ban hành một bộ quy trình tiêu chuẩn cho mọi văn phòng có thể không hiệu quả vì thực tiễn kinh doanh ở mỗi quốc gia đều khác nhau. Ngoài ra, các nhà quản lý địa phương có thể phản đối việc chuyển sang cơ cấu tập trung vì họ không muốn từ bỏ quyền kiểm soát tiền mặt do đơn vị của họ tạo ra. Các nhà quản lý tài chính doanh nghiệp phải nhạy cảm và nhận thức được phong tục địa phương và điều chỉnh chiến lược tập trung hóa cho phù hợp.
Ngoài việc tìm kiếm sự cân bằng hợp lý giữa tiền mặt và chứng khoán có thể bán được, người quản lý tài chính còn cố gắng rút ngắn thời gian giữa việc mua hàng tồn kho hoặc dịch vụ (dòng tiền ra) và việc thu tiền từ bán hàng (dòng tiền vào). Ba chiến lược chính là thu tiền nợ công ty (các khoản phải thu) càng nhanh càng tốt, trả tiền nợ người khác (các khoản phải trả) càng muộn càng tốt mà không làm tổn hại đến uy tín tín dụng của công ty và giảm thiểu số tiền bị ràng buộc trong hàng tồn kho.
Quản lý các khoản phải thu (Managing Accounts Receivable)
Các khoản phải thu thể hiện doanh số bán hàng mà công ty chưa được thanh toán. Vì sản phẩm đã được bán nhưng vẫn chưa nhận được tiền nên khoản phải thu tương đương với việc sử dụng vốn. Đối với một công ty sản xuất trung bình, các khoản phải thu chiếm khoảng 15 đến 20% tổng tài sản.
Mục tiêu của người quản lý tài chính là thu tiền nợ công ty càng nhanh càng tốt, đồng thời cung cấp cho khách hàng các điều khoản tín dụng đủ hấp dẫn để tăng doanh thu. Quản lý khoản phải thu bao gồm việc thiết lập các chính sách tín dụng, hướng dẫn cung cấp tín dụng, điều khoản tín dụng và các điều kiện trả nợ cụ thể, bao gồm thời gian khách hàng phải thanh toán hóa đơn và liệu có chiết khấu tiền mặt để thanh toán nhanh hơn hay không. Một khía cạnh khác của quản lý khoản phải thu là quyết định chính sách thu nợ, thủ tục thu nợ quá hạn.
Việc thiết lập chính sách tín dụng và thu nợ là một hành động cân bằng đối với các nhà quản lý tài chính. Một mặt, chính sách tín dụng dễ dàng hơn hoặc điều khoản tín dụng hào phóng (thời gian trả nợ dài hơn hoặc chiết khấu tiền mặt lớn hơn) dẫn đến doanh số bán hàng tăng lên. Mặt khác, công ty phải tài trợ nhiều hơn cho các khoản phải thu. Rủi ro về các khoản phải thu khó thu hồi cũng tăng lên. Các doanh nghiệp xem xét tác động đến doanh số bán hàng, thời gian của dòng tiền, kinh nghiệm xử lý nợ xấu, hồ sơ khách hàng và tiêu chuẩn ngành khi phát triển chính sách tín dụng và thu nợ.
Các công ty muốn tăng tốc độ thu nợ sẽ chủ động quản lý các khoản phải thu của mình thay vì để khách hàng thanh toán một cách thụ động khi họ muốn. Theo số liệu thống kê gần đây, hơn 90% doanh nghiệp gặp phải tình trạng khách hàng thanh toán chậm và một số công ty đã xóa một phần nợ khó đòi, điều này có thể gây tốn kém.
Công nghệ đóng một vai trò lớn trong việc giúp các công ty cải thiện hiệu suất tín dụng và thu nợ. Ví dụ: nhiều công ty sử dụng một số loại hình ra quyết định tự động, cho dù đó là dưới dạng hệ thống ERP hay sự kết hợp giữa các chương trình phần mềm và mô-đun bổ sung giúp công ty đưa ra quyết định sáng suốt về quy trình tín dụng và thu nợ.
Các công ty khác chọn thuê ngoài các quy trình kinh doanh tài chính và kế toán cho các chuyên gia thay vì phát triển hệ thống của riêng họ. Sự sẵn có của công nghệ tiên tiến và các nền tảng điện tử chuyên dụng sẽ khó phát triển nội bộ và tốn kém đang thu hút các công ty thuộc mọi quy mô. Việc từ bỏ quyền kiểm soát tài chính cho bên thứ ba không phải là điều dễ dàng đối với các CFO. Rủi ro rất cao khi dữ liệu tài chính và dữ liệu nhạy cảm khác của công ty được chuyển sang hệ thống máy tính bên ngoài: dữ liệu có thể bị xâm phạm hoặc bị mất hoặc đối thủ có thể đánh cắp dữ liệu của công ty. Việc giám sát nhà cung cấp bên ngoài cũng khó hơn nhân viên của bạn. Một lĩnh vực gia công phần mềm đã thu hút nhiều khách hàng là thương mại quốc tế, nơi có các quy định khác nhau giữa các quốc gia và yêu cầu số lượng tài liệu khổng lồ. Với hệ thống CNTT chuyên dụng, nhà cung cấp không chỉ có thể theo dõi vị trí thực tế của hàng hóa mà còn theo dõi tất cả các thủ tục giấy tờ liên quan đến lô hàng. Chi phí xử lý hàng hóa mua ở nước ngoài cao gấp đôi so với hàng hóa trong nước, do đó hệ thống hiệu quả hơn sẽ mang lại lợi ích.
Hàng tồn kho (Inventory)
Một cách sử dụng vốn khác là mua hàng tồn kho mà công ty cần. Trong một công ty sản xuất điển hình, hàng tồn kho chiếm gần 20% tổng tài sản. Giá gốc hàng tồn kho không chỉ bao gồm giá mua mà còn bao gồm chi phí đặt hàng, xử lý, lưu kho, lãi suất và bảo hiểm.
Các nhà quản lý sản xuất, tiếp thị và tài chính thường có quan điểm khác nhau về hàng tồn kho. Các nhà quản lý sản xuất muốn có sẵn nhiều nguyên liệu thô để tránh sự chậm trễ trong sản xuất. Các nhà quản lý tiếp thị muốn có sẵn nhiều hàng hóa thành phẩm để đơn hàng của khách hàng có thể được đáp ứng nhanh chóng. Nhưng các nhà quản lý tài chính muốn có ít hàng tồn kho nhất có thể mà không làm tổn hại đến hiệu quả sản xuất hoặc doanh thu. Các nhà quản lý tài chính phải làm việc chặt chẽ với sản xuất và tiếp thị để cân bằng các mục tiêu xung đột này. Các kỹ thuật để giảm đầu tư vào hàng tồn kho là quản lý hàng tồn kho, hệ thống đúng lúc và lập kế hoạch yêu cầu nguyên vật liệu.
Đối với các công ty bán lẻ, quản lý hàng tồn kho là một lĩnh vực quan trọng đối với các nhà quản lý tài chính, những người theo dõi chặt chẽ tỷ lệ vòng quay hàng tồn kho. Tỷ lệ này cho thấy hàng tồn kho di chuyển trong công ty nhanh như thế nào và được chuyển thành doanh thu. Nếu số lượng hàng tồn kho quá cao, nó thường sẽ ảnh hưởng đến lượng vốn lưu động mà công ty có trong tay, buộc công ty phải vay tiền để trang trải lượng hàng tồn kho dư thừa. Nếu tỷ lệ doanh thu quá cao, điều đó có nghĩa là công ty không có đủ hàng tồn kho để đáp ứng nhu cầu của khách hàng, điều đó có nghĩa là họ có thể đưa hoạt động kinh doanh của mình đi nơi khác.
Chi tiêu dài hạn (Long-Term Expenditures)
Một công ty cũng đầu tư vốn vào các tài sản vật chất như đất đai, nhà xưởng, máy móc, thiết bị và hệ thống thông tin. Chúng được gọi là chi tiêu vốn. Không giống như chi phí hoạt động tạo ra lợi ích trong vòng một năm, lợi ích từ chi tiêu vốn kéo dài hơn một năm. Ví dụ, việc một nhà in mua một chiếc máy in mới có thời hạn sử dụng là 7 năm là một khoản chi phí vốn và xuất hiện dưới dạng tài sản cố định trên bảng cân đối kế toán của công ty. Tuy nhiên, giấy, mực và các vật tư khác là chi phí. Sáp nhập và mua lại cũng được coi là chi phí vốn.
Các doanh nghiệp thực hiện chi tiêu vốn vì nhiều lý do. Phổ biến nhất là mở rộng, thay thế hoặc đổi mới tài sản cố định và phát triển sản phẩm mới. Hầu hết các công ty sản xuất đều có khoản đầu tư lớn vào tài sản dài hạn. Ví dụ, Công ty Boeing đầu tư hàng tỷ đô la mỗi năm vào các cơ sở sản xuất máy bay. Vì chi tiêu vốn có xu hướng tốn kém và ảnh hưởng lớn đến tương lai của công ty nên người quản lý tài chính sử dụng một quy trình gọi là lập ngân sách vốn để phân tích các dự án dài hạn và chọn những dự án mang lại lợi nhuận tốt nhất đồng thời tối đa hóa giá trị của công ty. Các quyết định liên quan đến sản phẩm mới hoặc mua lại một doanh nghiệp khác đặc biệt quan trọng. Các nhà quản lý xem xét chi phí dự án và dự báo lợi ích trong tương lai mà dự án sẽ mang lại để tính toán lợi tức đầu tư ước tính của công ty.
Nguồn:
https://openstax.org/books/introduction-business/pages/16-2-how-organizations-use-funds